Az élő konferencia még mindig olyan formátumnak számít, ami hatékony és optimális lehet az azonos hivatással és közös érdeklődési körrel bírók nagyobb szabású összejöveteléhez. Bár az online konferenciák térhódítása megnőtt az elmúlt időszakban, semmi sem pótolhatja a valóságban eltöltött élményt.
Persze konferenciaszervezési feladatok sorozata szükséges ahhoz, hogy egy-egy ilyen rendezvény sikeresnek legyen mondható.
Cikkünkben részletesen mutatjuk meg a legtöbbet számító szervezési feladatokat, és kitérünk arra is, hogy miért éri meg inkább szakértői csapatra bízni a szervezési teendőket.
A konferenciák változása az idők során
Jellegét és célját tekintve egy konferencia lehet szeminárium, szakmai továbbképzés vagy speciális kérdéskört tárgyaló nagyobb kiállítás. Mindezen felül a konferencia formátuma ideális feltételeket biztosíthat egy-egy sajtóesemény, tréning, illetve workshop zökkenőmentes lebonyolításához.
A konferenciák régóta bevált forgatókönyve valószínűleg ismerős lehet. A színpadon (vagy színpadokon) szakértők előadásai követik egymást, a szünetekben és a kiállító térben pedig lehet ismerkedni, kapcsolatokat építeni, vagyis mehet a „networking”. Egyes rendezvényeken kerekasztal beszélgetések és egyéb fakultatív programok színesíthetik a programot.
Mindez hosszú éveken keresztül több száz, illetve több ezer fő befogadására alkalmas rendezvényhelyszíneken, szállodákban vagy sportcsarnokokban valósult meg. Egészen 2020-ig, amikor a Covid-19 helyzet látványosan átírta a konferenciaszervezés általános forgatókönyvét.
Korábban is növekvő igény volt megfigyelhető az online események, illetve a jelenléti és online konferenciák mixének számító hibrid rendezvények irányába. A járványhelyzet csak felgyorsította azt a változást, aminek a hatására az egyre inkább a virtuális térbe költöző szakmai rendezvények másfajta szervezési feladatokat igényelnek:
- a regisztráció és beléptetés folyamatát tekintve;
- az állandó internetes elérhetőség szempontjából;
- beleértve a vizuális, illetve az audio tartalom hozzáférhetőségét;
- a figyelem fenntartását;
- illetve a résztvevők informálását a konferencia előtt, közben és után.
Bár a konferenciák menete részben változott, egyvalami állandó maradt: a precíz, összehangolt és fegyelmezett szervezés kiemelten fontos az eredményesség szempontjából.
A legfontosabb konferenciaszervezési feladatok
A rendezvény előtt
Ideális esetben a konferenciaszervezés nulladik lépése egy alapos tervezői munka. Minél precízebb az előzetes tervezés, annál több későbbi probléma kerülhető el proaktívan. Először is kell egy központi téma: egy aktualitás, fontos probléma vagy szakmai kérdés, amire felfűzhető a program.
Maga a tervezés hatékonyabb lehet minden szakmailag érintett döntéshozó bevonásával, közös nevezőre jutva olyan kérdésekben, mint
- a szervezésért felelős csapat összeállítása;
- a rendezvény költségvetése, kiadásai és bevételi céljai;
- illetve a szervezésre vonatkozó mérföldkövek és határidők.
Amikor a fentiek mindegyike összeállt, következhet a dátum- és helyszínkeresés, majd pedig a választás a szóba jöhető opciók között. Ezután célszerű sort keríteni olyan szervezési feladatokra, mint például
- az előadók meghívása;
- az eszközigény feltérképezése;
- és persze a stratégiaalkotás arról, hogy lehetőleg minél többek jöjjenek el a konferenciára.
Az előadók verbuválásához célszerű olyan értékajánlatot kitalálni, ami kellő motivációt jelenthet a kiszemelt szakembereknek. Annál is inkább megéri invesztálni a vendéghívásba, mivel egy-egy húzónév láttán a potenciális résztvevők is könnyebben mondanak igent.
Ami az eszközigényt illeti, a tervezett formátum, létszám és erőforrások közös halmazában kell megtalálni a célravezető megoldást, amit aztán betonbiztosra be is kell gyakorolni, mihamarabb kiiktatva a legkisebb hiba lehetőségét is a képletből.
Konferenciát szervezve fejlett online szoftverekkel nagyságrendekkel hatékonyabb a vendéglisták, a meghívások és az előzetes értesítések menedzselése. A jelentkezők folyamatos informálása ugyanis kimutathatóan szerepet játszik abban, hogy a jegyet váltók tényleg el is jöjjenek az eseményre.
Amiről a zökkenőmentes lebonyolítás érdekében nem árt gondoskodni
Lebonyolítás közben a konferencia szervezésének feladatai főként a tervek szerint történő megvalósulást hivatottak elősegíteni. Tehát a rendezvény kezdetekor korántsem érnek véget a teendők, ugyanúgy maximális figyelemre és összpontosításra van szükség.
Lebonyolítás közben a konferencia szervezői és háttérstábja optimális esetben észrevétlenek maradnak. Vagyis minden a kívánt mederben történik, és csak itt-ott kell belenyúlni a konferencia dinamikájába. A feladatok zöme inkább:
- a program biztosításáról;
- a technika zavartalan működésének elősegítéséről;
- illetve háttérmunkáról szól.
Offline rendezvényeken a helyszínen, hibrid és virtuális konferenciáknál pedig az online térben kell gondoskodni a technika hibátlan funkcionalitásáról. Az egymást követő prezentációk színvonalas képi világáról, kifogástalan hangzásáról, hogy a résztvevők ne maradjanak le semmiről.
Minden konferenciának van egy tervezett menetrendje, ami borzasztó könnyen csúszhat el akár komolyabb mértékben is. Pontosan emiatt van szükség a rendezvény koordinálásáért felelős személy jelenlétére, no meg a határozott fellépésére azért, hogy az ütemterv fegyelmezetten követhető legyen.
Hasonlóan fontos feladat folyamatos jelleggel informálni a résztvevőket a soron következő előadásokról, kerekasztal-beszélgetésekről, illetve az egyéb fakultatív programokról. Nem árt továbbá felhívni a figyelmet a kiállítókra, valamint az általuk biztosított különleges ajánlatokra.
A legfontosabb cél tehát azt elősegíteni, hogy a konferencia résztvevői számára az idő kényelmesen, hasznosan és szórakoztatóan teljen el.
Egy konferencia elengedhetetlen utómunkálatai
Ne gondoljuk, hogy az utolsó résztvevő távozásával a konferencia szervezése is a végéhez érkezik. Ha tényleg eltökélt szándék a legtöbbet kihozni a nagy gonddal megtervezett és lebonyolított rendezvényből, akkor néhány plusz feladatra erősen javasolt fokozott figyelmet fordítani.
- Mindenekelőtt el kell küldeni a prezentációkat a résztvevők mindegyikének. Manapság ugyanis alapvető elvárás, hogy konferencia közben ne fárasztó jegyzeteléssel menjen el az idő. Fontos, hogy a prezentációk anyagai álljanak rendelkezésre a későbbiekben is. Ehhez természetesen szükség lesz az előadók előzetes, írásos beleegyezésére is, sőt, megeshet, hogy egy módosított, esetleg érzékeny, még nem publikált adatokat nem tartalmazó verziót engednek csak közreadni.
- Ehhez a leginkább célravezető formátum az e-mail, az eszköz pedig a fejlett e-mailküldő szoftverek bármelyike. Az e-mailek és SMS üzenetek tömeges küldésére alkalmas online szoftverek egyébként az előkészületek során is hasznosulnak, hiszen automatizálási lehetőségeik által elképesztően sok energia spórolható meg.
- Szintén az utómunkálatok keretei között célszerű felmérni a résztvevők elégedettségét is. Amennyiben elegendő mennyiségű visszajelzés érkezik, akkor a rendelkezésre álló pozitív és negatív vélemények kiértékelése stabil alapot teremthet a következő szervezésre váró konferencia jobbá tételéhez.
- Ha pedig a felsoroltakon túl sikerül a konferencia résztvevőit extra tartalmakkal edukálni, illetve vonzó ajánlattal vásárlásra ösztönözni, akkor az utómunkálatok egyetlen fontos eleme sem marad ki a számításból.
Opcionálisan pedig megállapodás köthető akár a helyszínnel, akár a szolgáltatókkal, vagy pedig az előadókkal is egy-egy jövőbeli konferencia részleteiről. Ez a fajta proaktív hozzáállás annál is inkább kifizetődő lehet, mivel így megeshet, hogy kedvezőbb árakkal és feltételekkel nyílik lehetőség előre szerződni. Vagyis az utómunkálatok már egy következő alkalom előkészületei is lehetnek.
Nincs az a feladat, amivel egy profi csapat ne bírna el
Egy konferencia sikerének pillérei a tudatos tervezés, az alapos előkészületek, a zökkenőmentes lebonyolítás és a hatékony utómunkálatok. Minél komolyabb volumenű és létszámú a rendezvény, mindez annál több munkát igényel.
Bár extra befektetett energiával sok minden pótolható, bizonyos tényezőket kizárólag egy profi csapat biztosíthat. Ide tartozik
- a releváns tapasztalat;
- a kapcsolati tőke;
- valamint a szakmai felkészültség.
Profi csapattal szerződve a munka díjának ellenértéke sokkal több a konferencia puszta megvalósításánál. Professzionális szolgáltató ugyanis nem követi el azokat a hibákat, amikbe mi laikusként beleszaladnánk.
Ismerik a megfelelő színvonalú helyszíneket, komplett listájuk van a kedvező ár-érték arányt képviselő szolgáltatókról, miközben a korszerű online és hibrid konferenciák lebonyolításának technikai hátterében is jártasak.
Amiért megéri az AKCongresst választani
Az AKCongressnél több mint 10 éves releváns tapasztalat áll rendelkezésre, hiszen 2009 óta foglalkozunk konferenciaszervezéssel. Nemcsak hazai piacon, hanem külföldön is szereztünk tapasztalatot és számos sikeresen megszervezett konferencia áll mögöttünk.
A pályázati szakaszban, az előkészítés ideje alatt, valamint a helyszínen menedzselésre váró feladatokban is számíthat az AKCongressre. Csapatunk a hagyományos, jelenléti rendezvényeken túl a virtuális és hibrid konferenciák terén is rendelkezik tapasztalattal.
Összegzés
A Pareto-elv a konferencia szervezésnél is működik, vagyis a rendezvény sikere 80%-ban a szervezésen múlik. Azt kell felmérni előzetesen, hogy a cégen belüli kapacitások lehetővé teszik-e a profi szervezői munkát.
Ha nem, akkor inkább megéri olyan felkészült szolgáltatóra bízni a konferencia szervezést, mint az AKCongress.
Nyitókép: Végel Dániel
