Az elmúlt másfél-két évben a kialakult vírushelyzet miatt számos rendezvényt és szakmai konferenciát kellett elhalasztani, vagy az online térbe áthelyezni, aminek eredményeként most számos előadást és kongresszust rendeznek. A konferencia lényege ugyanis – amellett, hogy azonos érdeklődésű és hivatású szakemberek összegyűlnek és tapasztalatot cserélnek, valamint bővítik a tudásukat – pont az, hogy a résztvevők kapcsolatokat építhetnek. Igaz ez a tudományos és az üzleti konferenciákra is, mely csoportba a szakmai konferencia is tartozik.

Most, hogy ismét offline módon is szervezünk konferenciákat, érdemes tisztában lenni azzal, mi mindenre is kell figyelni. Cikkünkben végigvesszük a sikeres szakmaikonferencia-szervezés kritériumait, hogy a leggyakoribb buktatókat biztosan elkerüld.

A szakmai konferenciák napjainkban

A szakmai konferenciák létjogosultsága napjainkban már megkérdőjelezhetetlen. Ezen események legnagyobb előnye, hogy a résztvevők azonos érdeklődésű szakemberekkel találkozhatnak, azaz kiváló lehetőséget biztosítanak az ismerkedésre, kapcsolatépítésre. Ennek köszönhetően egymást érik a szakmai és tudományos rendezvények is.

Mi számít tudományos rendezvénynek?

Ezeken a rendezvényeken tudományos szintű– például egészségügyi, társadalmi, környezetvédelmi, pénzügyi stb. – kérdések  tárgyalnak meg a résztvevők általában oly módon, hogy az adott téma szakértői tartanak előadást az ugyancsak a témában járatos hallgatóság számára. Az előadások után lehetőség van kérdezni, és az elhangzottakat megvitatni. Tekintettel arra, hogy a tudományos konferenciákon, kongresszusokon kizárólag olyanok vesznek részt, akik maguk is jól ismerik az adott témát, szervezéskor leginkább az előadók személyére kell különös hangsúlyt fektetni.

Milyen szakmai konferenciák divatosak manapság?

A tudományos jellegű rendezvények mellett a konferenciák másik nagy csoportját az úgynevezett szakmai konferenciák alkotják. Ezek igen sokfélék lehetnek:

• továbbképzés
• kerekasztal beszélgetés
• értekezlet
• tréning
• workshop
• kiállítás
• termékbemutató
• sajtókonferencia

A tudományos konferenciákkal szemben a szakmai konferenciák kevésbé kötöttek, hiszen nem feltétlenül csak az adott szakma képviselői vesznek részt egy-egy ilyen rendezvényen. A szakmai konferenciák ugyanis érdekesek lehetnek a kapcsolódó üzletágak szakemberei számára is, hiszen remek lehetőséget biztosítanak a kapcsolatépítésre. Tekintettel arra, hogy itt nem a tudományos, hanem az üzleti élet képviselői jelennek meg, nagyon könnyen lehet ismerkedni, üzleteket, együttműködéseket kialakítani.

Egy-egy szakmai konferencia is egy meghatározott témakör köré épül fel, azt mutatja be különböző előadások segítségével. Az előadók szakmájuk jeles képviselői, akik kiemelkedő eredményeket értek el, és olyan tapasztalatra tettek szert, amely követendő példa lehet a résztvevők és érdeklődők számára is. Az előadások után ugyanúgy van lehetőség kérdezni és megvitatni az előadás témáját, az előadás közti szünetek pedig az ismerkedésre nyújtanak lehetőséget.

Hogyan épül fel egy szakmai konferencia?

A szakmai konferenciák felépítése igen hasonló, és alapvetően három részre tagolható. A megnyitóval kezdődik, amely során a szakmai szervező vagy a konferencia házigazdája köszönti a résztvevőket. Ezt követik az előadások, végül pedig a konferencia zárása, mely lehet akár egy zárófogadás is. Abban az esetben, ha nem zárófogadás zárja az eseményeket, érdemes az előadások közötti szüneteket használni eszmecserére és kapcsolatépítésre.

---

Mitől lesz igazán maradandó egy szakmai konferencia?

Egy szakmai konferencia alapvetően két dolog miatt lesz igazán hasznos és emlékezetes a résztvevők számára. Az egyik az, hogy olyan előadásokat hallgathattak, amelyek új ismereteket, új tudást adtak számukra, hiszen egy szakmai konferencia célja elsősorban a tudásbővítés, éppen ezért nagyon sok múlik egy konferencia szakmai programjain. Ehhez természetesen az kell, hogy az előadók felkészültek és tapasztaltak legyenek, akik képesek hasznos, ugyanakkor érdekes és nézőként is élvezetes előadásokat tartani. Ugyanakkor az is nagyon fontos, hogy a résztvevők tudjanak kérdezni, ha kell, akár vitatkozni is az előadóval és egymással is, hiszen ettől válik igazán élővé egy szakmai rendezvény.

A jó szakmai konferencia másik ismérve pedig az, hogy elegendő időt és lehetőséget biztosít a kapcsolatépítésre. Hiszen egy konferencia esetében a cél mindig az, hogy a résztvevők megismerkedhessenek a hivatásuk képviselőivel, valamint a potenciális üzletfeleikkel. Ezért szervezőként ügyelned kell arra, hogy az előadások közötti szünetek elég hosszúak legyenek, hogy valóban legyen lehetőség a beszélgetésre, ismerkedésre, névjegykártyacserére.

A sikeres szakmai konferencia megszervezésének lépései

A szakmai konferenciák az utóbbi évtizedben megsokszorozódtak, ma már egy-egy kisebb területen is tucatnyi konferencia közül válogathatunk.  . Ez a népszerűség nem csupán annak köszönhető, hogy a résztvevők hasznos, gyakran azonnal alkalmazható tudással gazdagodnak, hanem sokkal inkább annak, hogy lehetőséget kapnak a kapcsolatépítésre. Egy konferencia ugyanis olyan közeg, ahol hasonló érdeklődésű, gyakran azonos szakmához tartozó üzletemberek találkoznak, ami lehetőséget teremt az ismerkedésre, kontaktok beszerzésére és az új üzleti lehetőségek kiaknázására.

A nulladik lépés: a tervezés

A sikeres konferencia alapja a szervezés, amely a tervezéssel kezdődik. Egy szakmai rendezvénynél különösen fontos, hogy miről szól, ezért első lépésben meg kell határozni a témát. Ezt követően ehhez lehet – sőt kell is – igazítani a helyszínt, az előadásokat és természetesen az előadókat is. Témaválasztásnál érdemes akár előtte piackutatást is végezni, hogy mire van igény, érdeklődés. Sokkal könnyebb egy olyan szakmai konferenciát megtölteni, amely ténylegesen olyan kérdésekkel és aktualitásokkal foglalkozik, amely az adott szakma képviselőit igazán foglalkoztatja.

A tervezés másik sarkalatos pontja a pénzügyi tervezés, azaz a költségvetés. A költségek esetében a következőkkel kell feltétlen számolnod:

• helyszín
• előadók
• vendéglátás
• programok
• marketing

Milyen további lépései vannak a szervezésnek?

A tervezést követi a megvalósítás, amelynek első lépése a helyszín kiválasztása. A helyszínválasztáskor számos szempontot figyelembe kell venni: a résztvevők számát, legyen könnyen megközelíthető autóval és tömegközlekedési eszközzel is, lehessen parkolni, legyen jól felszerelt és modern, legyen összhangban az esemény stílusával, és amennyiben szükséges, legyen megoldható a vendégek elszállásolása is. Ha megvan az ideális helyszín, hozzá tudod igazítani a rendezvény időpontját is.

A helyszín és az időpont ismeretében meg tudod hívni az előadókat. Nagyon fontos, hogy olyan előadókat keress, akik tudnak és szeretnek is beszélni a konferencia témájaként szolgáló kérdésekről, valamint szakmailag is relevánsak. Ne felejtsd el, hogy a szakmai konferencia sikere azon áll vagy bukik, hogy milyenek az előadók.

Egy konferencia szervezéséhez hozzátartozik a marketing is, így arról sem feledkezhetsz meg. Elengedhetetlen, hogy a konferencia híre eljusson a célközönséghez, ezért fontos megtervezni és megszervezni annak promotálását is.

Milyen eszközigény, személyi feltételek szükségesek egy sikeres szakmai rendezvényhez?

A helyszín kiválasztásánál érdemes figyelembe venni annak adottságait olyan szempontból is, hogy rendelkezik-e a konferencia lebonyolításához szükséges eszközökkel. Így például ellenőrizni kell, hogy van-e projektor,  pulpitus, vetítővászon, wifi, hangosítás, mikrofonok, világítás, hiszen ezek elengedhetetlenek egy sikeres konferencia esetében.

A konferencia jogi feltételei

Természetesen szervezőként arra is ügyelned kell, hogy a konferencia jogilag is rendben legyen, ezért tisztában kell lenned az idevágó szabályokkal és előírásokkal. Be kell szerezni a szükséges engedélyeket (pl.: területfoglalás, bérleti engedélyek, tűzvédelmi engedély), , biztosítást kell kötni, valamint gondoskodni kell a biztonságról és megadott létszám felett orvosi ügyeletről is. A rendezett jogi háttérhez pedig természetesen az is hozzátartozik, hogy az összes beszállítóval, alvállalkozóval, előadóval szerződést kell kötni.

Van-e teendő a konferencia után?

Szervezőként a sikeres konferenciát követően sem dőlhetsz hátra, hiszen számos teendőd akad utána is. Egyrészt nagyon fontos, hogy visszajelzést kapj arról, hogyan érezték magukat a résztvevők, mivel voltak elégedettek, van-e esetleg valami, amin változtatnának. Erre kiválóan alkalmas egy kérdőív, amelynek kiértékelése ugyancsak az utómunka része, ahogyan az elszámolás és a számlázás az előadók, résztvevők felé.

---

Szakmai konferenciák profi segítséggel

Bár látszólag egy konferencia megszervezése nem tűnik bonyolultnak, igen összetett feladat. Rengeteg mindenre kell figyelni, hogy valóban sikeres legyen, hiszen ez gyakran olyan apróságokon múlik, amire nem is gondolnánk egy konferencia résztvevőjeként.

Ismerni kell a vonatkozó szabályokat és előírásokat, nagyon fontosak a kapcsolatok, legyen szó egy engedély beszerzéséről, a legjobb cateringcég vagy az ideális helyszín megtalálásáról. Ez mind olyan tapasztalat, amelyre sok-sok konferencia megszervezése során tesz szert az ember, ezért érdemes egy-egy konferencia szervezéséhez szakemberek segítségét igénybe venni, akik a kellő tapasztalat birtokában gördülékenyen szerveznek meg bármilyen rendezvényt.

A tapasztalat mellett az eszközök azok, amellyel egy konferenciaszervező cég biztosan rendelkezik, míg nagy valószínűséggel neked ezek nincsenek birtokodban. Ezek az eszközök ugyanúgy nélkülözhetetlenek egy sikeres szakmai konferencia esetében, mint a jó előadó, azonban egyetlen konferencia megszervezésére nem érdemes beszerezni azokat. Ugyanakkor egy konferenciaszervezéssel foglalkozó cég mindezt biztosítani tudja.

Az AKCongress, az Akadémia Kiadó üzletága 2009 óta foglalkozik nemzetközi konferenciák szervezésével és megvalósításával. Jól tudjuk, hogy egy sikeres konferencia milyen sokat jelent a kapcsolatépítésben, ezért szolgáltatásainkat ennek rendeljük alá. Az első lépéstől az utolsóig, a tervezéstől a megvalósításig ránk bízhatod szakmai konferenciád megszervezését. Több mint egy évtizedes tapasztalatunknak köszönhetően kellő gyakorlattal állunk rendelkezésedre offline, online és virtuális konferenciák, szakmai rendezvények lebonyolításában.

Nyitókép: Shutterstock