A konferenciák, kongresszusok manapság különösen népszerűek, aminek igen egyszerű oka van. Legyen szó tudományos vagy üzleti konferenciáról, alapvetően az a célja, hogy valami új és hasznos ismeretet adjon a résztvevők számára, mindezt olyan köntösben, hogy minden érdeklődő azt érezze, ez pont neki szól. Ehhez jön még az a plusz, ami a tudományos életben és az üzleti életben is nélkülözhetetlen: a szünetben nem csupán eszmét, de névjegykártyát is lehet cserélni, azaz nagyon egyszerű ismerkedni hasonló érdeklődésű emberekkel. Nem véletlen, hogy a legdivatosabb konferenciák a tudományos kongresszusok mellett a különféle szakmai rendezvények, kerekasztal-beszélgetések, workshopok, valamint tréningek és továbbképzések.
Egy-egy konferencia sikere nagyban múlik a szervezésen, és természetesen a helyszínen is, ezért nagyon körültekintően kell azt kiválasztani. Hogy milyen szempontokat kell figyelembe venni, és milyen az ideális konferenciaközpont, cikkünkből kiderül.
A konferenciaközpontok szerepe
Egy konferencia megszervezése rengeteg feladattal jár, ezért nagyon fontos mindent előre megtervezni az első pillanattól az utolsó vendégek távozásáig. Ezen múlik ugyanis az egész rendezvény sikere, amelyben hatalmas szerep jut a konferenciaközpontnak is. A helyszín ugyanis alapjaiban határozza meg egy-egy esemény hangulatát és lehetőségeit, ezért nem kérdés, hogy a szervezést a helyszín kiválasztásával és meghatározásával kell kezdeni. A legfontosabb, hogy mindig a rendezvény céljának megfelelően válasszunk konferenciaközpontot. Egy konferencia célja pedig számos lehet.
Dolgozói képzések, munkahelyi tréningek, csapatépítők
Annak ellenére, hogy egy helyen dolgoztok, az esetek többségében csak a közvetlen munkatársaiddal találkozol, ezért a munkahelyi tréningek és csapatépítők elengedhetetlenek, főleg egy nagyobb cég vagy multi esetében. A helyszín megválasztása pedig nem könnyű, hiszen amellett, hogy viszonylag nagy létszám befogadására kell, hogy alkalmas legyen, minden igényt ki kell, hogy elégítsen annak érdekében, hogy valóban a csapatépítésre vagy a képzésre tudjatok koncentrálni.
Partnerek elszállásolása és tréningek, előadások megtartása
Nincs ez másként akkor sem, ha a hazai vagy külföldi partnereidet szeretnéd meghívni egy-egy szakmai kongresszusra. Ilyen esetben különösen fontos, hogy a szállás és a rendezvény helyszíne azonos legyen, hogy a – helyismerettel nem rendelkező – vendégeknek ne kelljen utazással tölteniük a napjaikat.
Szakmai rendezvények
A konferenciák többsége általában valamilyen szakmai rendezvény: workshop, üzleti konferencia, szakmai egyeztetés, orvosi konferencia, nemzetközi konferencia, termékbemutató, kongresszus, motivációs tréning. Ezek esetében a megfelelő színvonal biztosításához elengedhetetlenek az olyan konferenciaközpontok, ahol minden feltétel adott, így például a technikai felszereléstől kezdve, a cateringen át a parkolóig. Nagyon ritka az a cég, ahol mindez biztosított, így biztos, hogy egyéb konferenciahelyszínt kell keresned.
Gálaesemények, bálok
A konferenciaközpontok azonban nem csupán üzleti vagy tudományos célú rendezvényeknek adhatnak otthont, hanem különféle bálaknak és gálaeseményeknek is. Ezek gyakran jótékonysági összejövetelek, nagy létszámmal, ahol a parkolás mellett az ellátást is meg kell oldani. A konferenciaközpontok ideálisak ilyen szempontból is.
Esküvők
Végül pedig érdemes megemlíteni, hogy ezek a helyszínek akár magáncéllal is igénybe vehetők. Egy esküvőn mindennek tökéletesnek kell lennie, arról nem is beszélve, hogy nagyon gyakran érkeznek vendégek az ország másik pontjáról, így a szállást és parkolást is meg kell oldani.
A konferenciaközpont kiválasztása
Rendezvényszervezéskor az egyik legnehezebb feladat a megfelelő, minden igényt kielégítő helyszín megtalálása. Egy céges konferencia esetén nagyon fontos az első benyomás, ezért nem mindegy, hogy a helyszínre érkezőket egy kívül-belül modern, vagy egy kevésbé megnyerő épület fogadja.
Miért nagyon fontos a megfelelő konferenciaközpont kiválasztása?
A helyszín meghatározza az adott rendezvény hangulata mellett annak sikerét is, így nagyon fontos, hogy kellő körültekintéssel válaszd ki. Nagyon sokféle szempontot kell szem előtt tartani. Nem elegendő arra figyelni, hogy hány fő befogadására alkalmas az adott konferenciaközpont, ügyelni kell arra is, hogy könnyen megközelíthető legyen, és a technikai körülmények is adottak legyenek. Ha ez nem lenne elég, egy szakmai esemény helyszínének illeszkednie kell a brandünkhöz is.
Mitől függ, hogy a mi brandünknek megfelelő-e az adott központ?
Miért olyan fontos, hogy az adott konferenciaközpont jól képviselje a rendezvény mellett a cégedet is? Egész egyszerűen azért, mert a konferenciára érkezők a helyszínt azonosítani fogják a cégeddel, és fordítva is, a brandedet azonosítani fogják a helyszínnel. Éppen ezért, ha a kettő nagyon nincs harmóniában, a helyszín nincs összhangban a vállalatod értékeivel, a rendezvény eredményessége is veszélybe kerülhet. A jó konferenciahelyszín illik a céged arculatába, és megfelelően képviseli azt, ezzel is arra ösztönözve az érdeklődőket, hogy részt vegyenek az adott konferencián.
Mit kell szem előtt tartani a helyszín kiválasztásakor?
A helyszín kiválasztása többek között azért sem egyszerű, mert nagyon sok mindenre kell odafigyelni.
1. Hol akarjuk rendezni?
Nagyon fontos, hogy a helyszín könnyen megközelíthető legyen autóval és tömegközlekedéssel is. Az autóval érkezők tudjanak parkolni a helyszín közvetlen közelében lehetőleg ingyen. Ez alapjaiban határozza meg a részvételi szándékot, hiszen senki sem akar egyetlen konferencia kedvéért órákat ülni például a dugóban, míg átaraszol a város egyik feléből a másikba.
2. Mennyi a büdzsé?
Nem árulunk zsákbamacskát: a helyszín lesz a rendezvényed egyik legköltségesebb pontja, ezért érdemes alaposan utánajárni a lehetőségeknek. Állíts össze egy költségvetést már a szervezés megkezdése előtt, hogy tudd, meddig nyújtózkodhatsz. Egy jó tanács: készülj mindig váratlan kiadásra is, ezért a számolt költségvetés felett álljon rendelkezésedre legalább plusz 15-20%, hogy ne kerülj kellemetlen helyzetbe.
3. Hány főnek rendezzük?
Nagyon fontos kérdés, hiszen a rendezvény helyszíne elsősorban attól függ, hogy az adott konferenciaközpont képes-e annyi résztvevőt befogadni, ahány főre a konferenciát tervezzük.
4. Mi a konferencia célja? Vannak-e egyedi igényei, sajátosságai?
Mindegy milyen rendezvényről van szó, annak célját kell először meghatározni. Kiket szeretnél elérni vele, milyen jellegű rendezvényről van szó? Hiszen egészen másfajta helyszín kell például egy gálavacsorához, mint egy orvosi kongresszushoz, ezért nagyon fontos a cél tisztázása.
5. Technikai lehetőségek
Minden esetben előzetesen érdeklődj a technikai lehetőségekről. Van-e szükséged kivetítésre, hangosításra? Ha online lesz a konferencia, megoldható-e a közvetítés? Technikai személyzetet tudnak biztosítani szükség esetén? Nagyon sok múlik azon, hogy technikailag rendben van-e a helyszín, és a büdzsé szempontjából azon is, hogy a helyszín bérlése milyen ún. alap technikát tartalmaz, ezért légy körültekintő.
6. Milyen a szállás, az étkeztetés és az egyéb szolgáltatások?
Amennyiben szükséged van cateringre, tudnod kell, hogy az adott helyszínen ez megoldható-e. Ha igen, van-e saját partnerük, vagy neked kell intézned azt is.
7. Mit kell megérdeklődni foglalás előtt?
A fentiek mellett van még néhány kérdés, amit feltétlenül tisztázni kell: lesz-e másik konferencia a foglalt időpontban, illetve van-e lehetőség márkajelzés elhelyezésére például az aulában vagy a liftben? Ez a brandépítés szempontjából rendkívül fontos.
8. Van-e lehetőség covid idején is rendezni a megfelelő előírások betartásával?
Ez a kérdés jelen helyzetben megkerülhetetlen. Egy konferencia megszervezése sok idő, ezért valószínűleg a helyszínt már hónapokkal előre le kell foglalnod, emiatt tudnod kell, hogy szigorítások, korlátozások esetén mire számíts.
A legkedveltebb konferenciaközpontok a fővárosban
Budapesten számtalan konferenciaközpont várja az érdeklődőket, mi azonban most a három legnépszerűbbet mutatnánk be.
ELTE Konferenciaközpont
Budán, a belvárostól csupán néhány percre, a Petőfi híd és Rákóczi híd között található az ELTE Konferenciaközpont, amely 50 termével és kiváló parkolási lehetőségével akár többezer fő befogadására is alkalmas. A központ nemzetközi konferenciák, előadások, céges rendezvények, bankettek, fogadások, sajtótájékoztatók, kiállítások, bálok helyszíneként bizonyított már az elmúlt években, így gyakorlatilag bármilyen rendezvény lebonyolítására ajánljuk. Termei technikailag jól felszereltek, catering és egyéb szolgáltatások is elérhetőek, valamint jó idő esetén 1.000 négyzetméteres terasz áll a résztvevők rendelkezésére.
CEU
A CEU Konferenciaközpont is minden igényt szem előtt tartva kínálja szolgáltatásait. Termei egészen családias hangulatú, legfeljebb 10-20 fős rendezvények lebonyolítására éppúgy alkalmasak, mint a több száz fős, több napos rendezvények megszervezésére. A konferenciatermek technikailag jól felszereltek, az események zavartalan lefolyását pedig szakképzett személyzet segíti. A helyszín 424 légkondicionált szobával és saját étteremmel rendelkezik, így a résztvevők elszállásolása, valamint a catering szolgáltatás is biztosított, aminek köszönhetően kiválóan alkalmas nemzetközi konferenciák, céges rendezvények, de akár bálok és esküvők megrendezésére is.
Accor szállodák: Novotel, Ibis, Sofitel, Mercure
A szállodák régóta kedvelt helyszínei a többnapos konferenciáknak és kongresszusoknak, hiszen minden adott a zavartalan rendezvényszervezéshez. Az Accor szállodák mindent biztosítanak, amire csak szükség lehet. Jól felszerelt, egyszerre akár több száz fő befogadására is alkalmas, klimatizált konferenciatermekben várják az érdeklődőket, ahol a modern technikai eszközök mellett motoros vetítővászon, projektor, fény- és hangerősítés, valamint padlócsatlakoztatók állnak a résztvevők rendelkezésére. Egy-egy többnapos rendezvény fáradalmait pedig a szálloda wellness részlegében pihenhetik ki a konferenciára érkezők.
Konferenciaszervezés profi csapattal
Az eddigiekből is kitűnhet – pedig mi csak a helyszínnel foglalkoztunk jelen írásban -, hogy egy konferencia megszervezése rengeteg feladattal jár. Egy-egy rendezvény szervezése ugyanis nem csupán az előadások kezdetéig tart, hanem annak utolsó percéig, hiszen még a vendégek távozásakor is gördülékenyen kell mindennek történnie. Mindenre egyszerre figyelni pedig lehetetlenség. Épp ezért bízd a konferencia megszervezését egy olyan profi csapatra, mint az AKCongress!
Az AKCongress csapatára az első perctől kezdve számíthatsz a tervezéstől kezdve a lebonyolításon át a konferencia zárásáig. Tapasztalt szakemberek és olyan eszközök állnak a rendelkezésedre, amelyek nagyban emelik az esemény színvonalát. Profi kamerák – elsősorban online konferenciák esetében elengedhetetlen – és hangosítás nélkül kevésbé hatékony egy kongresszus, azonban valószínűleg ezekkel az eszközökkel nem rendelkezel, egyetlen konferencia miatt pedig nagyon költséges lenne beszerezni. Egy profi konferenciaszervező csapat mellett azonban erre nincs is szükség.
Az AKCongress sokéves tapasztalattal áll rendelkezésedre bármilyen konferencia vagy céges rendezvény megszervezésekor és lebonyolításakor, hogy neked csak az előadásokra és az előadókra kelljen figyelned. Minden mást ránk bízhatsz! Veled együtt kiválasztjuk a legideálisabb helyszínt, lefoglaljuk, a termet felszereljük, a szükséges adminisztrációt elintézzük, valamint gondoskodunk a cateringről is, hogy egy valóban színvonalas és emlékezetes eseményt tudj lebonyolítani.
Nyitókép: Hotel AVS
