A pandémia kirobbanása alatt ugrásszerűen megnőtt a fizikai találkozások alternatívájaként megjelent virtuális konferenciák száma. Ez az arány azóta még tovább nőtt, és az adatok azt mutatják, hogy a jövő nagymértékben épít majd a távoli részvételre a jövőben is. Az alábbi cikkben részletesen végigvesszük, mikor érdemes online konferenciát szerveznünk offline esemény helyett, mik az online rendezvény előnyei, valamint lépésről lépésre végigmegyünk a sikeres konferencia szervezésén.
Hogyan került képbe a virtuális konferencia?
Modern világunkban a virtuális tevékenységek jelentősége folyamatosan növekszik. Az üzleti életben a megváltozott körülményekhez való gyors alkalmazkodás az utóbbi években talán fontosabbá vált, mint valaha. Már az internet is szinte minden szokást átalakított, de a világjárvány és a gazdasági nehézségek miatt állandósult távmunka, az akadozó ellátások és a technológiai lehetőségek továbbfejlődése miatt a költséges, időigényes megoldások helyett mindenki az azonnali, költséghatékony eszközökre fókuszál. Nem képeznek kivételt a konferencia- és rendezvényszervezők sem, számukra az online események szervezéséhez ideális időszaknak bizonyult az elmúlt pár év. A virtuális konferenciákat napról napra egyre többen részesítik előnyben a fizikai találkozások helyett, ezzel párhuzamosan pedig a kereslet is egyre élénkebb lett az otthonról is követhető virtuális és hibrid események iránt.
Mik az online konferenciák előnyei, hátrányai?
A hagyományos konferenciák sikeréhez rengeteg idő, pénz és energiabefektetés szükséges, az eredményt pedig még így is nehéz mérni. A virtuális konferenciák megszüntetik a fizikai rendezvények szervezésének gondjait, és lehetővé teszik a szervezők számára, hogy szélesebb közönséget érjenek el. Az online rendezvényeknek számos előnye van, lássuk a legfontosabbakat:
- A konferencia online lebonyolítása javítja a részvételi arányt
- Értékes időt és pénz takaríthatunk meg általa
- A tartalom legtöbbször később is visszakereshető
- Könnyű kapcsolatépítés és potenciális ügyfelek szerzése, azonnali visszajelzések
- Környezetbarát megoldás
Természetesen nem csak előnyökből áll egy virtuális konferencia szervezése; talán a legnagyobb nehézsége, hogy sikerességét a résztvevők internetkapcsolatára és otthoni eszközeire bízzuk.
Kik profitálhatnak leginkább az online konferenciákból?
Minden vállalat, mérettől és iparágtól függetlenül profitálhat a virtuális konferenciák használatából. Egy rendezvény virtuális lebonyolítása ugyanis még inkább elérhetővé teszi az élményt mindenki számára. Azok a kis- és középvállalatok, akik korábban pénzügyi korlátok miatt nem tudtak volna egy nagyszabású rendezvényt összehozni a szükséges kiadások miatt, most költséghatékony módon szervezhetnek minőségi konferenciákat. A nagyobb vállalkozások ugyanezekkel az előnyökkel számolhatnak, a korábbi költségkeretből több rendezvényt tudnak lebonyolítani, kevesebb kockázat mellett.
Iparágakat tekintve a legtöbb, ha nem az összes szektor fontolóra veheti a virtuális konferenciákra való áttérést. Ügyfeleknek tartott konferenciák, alkalmazotti rendezvények, üzleti események – igazából határtalan a rendelkezésre álló konferenciaszoftverekben rejlő lehetőség és mindegyik kellően alakítható ahhoz, hogy a megfelelő felhasználói élményt nyújtsa.
A sikeres online konferencia szervezése lépésről lépésre
Ahogy a technológia fejlődik, úgy szélesednek a virtuális konferenciák nyújtotta lehetőségek is, a megvalósítás módjainak ma már csak a képzelet szabhat határt. A szervezés alapjai azonban általános érvényűek, lássuk lépésről lépésre, mik a teendőink egy online konferencia megszervezése során, hogy a siker garantált legyen.
Határozzuk meg célközönségünket!
Célközönségünk fogja minden későbbi döntésünket befolyásolni, amit a virtuális konferenciánkkal kapcsolatban hozunk. A célközönség ugyanis elkerülhetetlenül hatással lesz a konferencia tartalmára, a kiválasztott előadókra, az eseményt népszerűsítő marketingkampányra, de még a dátumra is, amikor tartani szeretnénk a rendezvényt. Éppen ezért létfontosságú, hogy egyértelműen meg tudjuk határozni, kinek szól az esemény.
Ha már tudjuk, kiket akarunk megcélozni, határozzuk meg a konferencia témáját. Fejtsük meg, vajon miről és milyen formában szeretnének a potenciális résztvevők előadásokat hallgatni. Minél jobban ismerjük célközönségünket, annál valószínűbb, hogy értékes élményt tudunk nyújtani számukra. Ahhoz, hogy ezekre a kérdésekre válaszokat kapjunk, végezhetünk közvéleménykutatást a célcsoport tagjai között, vagy megkérdezhetjük tőlük közösségi média felületeink egyikén.
Jelöljük ki a konferencia célját!
A “miért” meghatározása elengedhetetlen ahhoz, hogy biztosan azt kapjuk az eseménytől, amit szeretnénk. Ráadásul a célok előzetes kijelölésével lehetővé tesszük magunk számára, hogy mérni tudjuk az esemény sikerességét. A kulcsfontosságú teljesítménymutatókat még a rendezvény előtt kell meghatároznunk, hogy minden szakaszban értékelni tudjuk őket, valamint összehasonlíthatóak legyenek esetleges korábbi konferenciáinkkal.
A célok létrehozásakor két különböző szemléletre is tekintettel kell lennünk, saját üzleti céljainkra és a résztvevők érdekeltségére egyaránt. Egy konferencia üzleti célja sokrétű lehet a potenciális érdeklődők szerzésétől az azonnali árbevételen át a márka ismertségének növeléséig. A résztvevők céljai jellemzően a közösségépítés és a kapcsolatteremtés irányába tolódnak el, így érdemes odafigyelni rá, hogy konferenciánk ezt is biztosítsa számukra. Cél lehet emellett a tanulás, vagy az egyszerű szórakozás is a résztvevők oldaláról. Bármelyik cél elérése mellett is döntünk, fontos, hogy mindig ezt tartsuk szem előtt a virtuális esemény tervezési folyamata során.
Állítsuk össze a konferencia programtervét!
Ha már tudjuk, kiket szeretnénk meghívni és milyen célokkal vágunk bele a szervezésbe, ideje meghatározni a konferencia menetrendjét. Itt egyből néhány kulcskérdéssel találjuk szembe magunkat, például előadásokat vagy panelbeszélgetéseket szeretnénk, vagy esetleg mindkettőt. Lesz-e főelőadó vagy egyenlő szakaszokra szeretnénk bontani a rendelkezésre álló időt? Akarunk interaktív workshopot tartani, vagy valami más módon szeretnénk bevonni a közönséget? Amint kitaláltuk, hogy milyen jellegű konferenciát szeretnénk, összeállíthatjuk a programtervet. Fontos, hogy mindig ésszerű tempót irányozzunk elő, kellő gyakoriságú és hosszúságú szünetekkel.
A menetrend kialakítása után kezdjük el felvenni a kapcsolatot az egyes szakaszokhoz szükséges előadókkal, felszólalókkal. A virtuális konferencia egy viszonylag új trend, így némi felkészítés sem árthat, bármilyen rutinos szaktekintélyről is beszélünk. Fontos tényező továbbá az online konferencia “színhelyéül” szolgáló szoftver kiválasztása is. Céljaink, menetrendünk és az előadások típusainak ismeretében igyekezzünk a leginkább testhezálló konferencia-alkalmazást kiválasztani a mostanra már hatalmasra duzzadt kínálatból.
Gyűjtsünk szponzorokat, támogatókat!
A hagyományos konferenciákhoz hasonlóan az online eseményeknél sem kell egyedül megoldanunk a rendezvény finanszírozását. Vegyük fel a kapcsolatot potenciális szponzorokkal, akik számára a konferenciánk közönsége előtti megjelenés vonzó ajánlat lehet. A klasszikus logómegjelenítés mellett a konferencia összes marketinganyagában való szereplés és a virtuális piactéren történő értékesítés lehetősége egyaránt előnyös pozíció lehet számos iparágunkhoz kapcsolódó szereplőnek.
Építsük ki virtuális infrastruktúránkat!
Az esemény láthatóságának érdekében minden konferencia esetében érdemes saját honlapot, de legalább egy dedikált landolóoldalt kialakítani üzeneteink terjesztéséhez. Igyekezzünk a célcsoport minél nagyobb részéhez pontosan és hatékonyan eljuttatni a virtuális esemény hírét, a számukra legkényelmesebb felületen. Ez magába foglalhatja saját honlapunk mellett az e-mail-listánkra kiküldött meghívókat, az összes közösségi csatornánkon való megjelenést, az előadók személyes csatornáin történő felhívásokat és a fizetett hirdetéseket a célcsoport által gyakran látogatott portálokon. A többcsatornás megközelítés előnye, hogy ne csupán egyetlen médiumra támaszkodjunk, próbáljunk komplex marketing mixet kialakítani konferenciánk népszerűsítésére.
Készüljünk fel a technikai nehézségekre!
Az online konferencia legkritikusabb pontja, hiszen az eddigiekben sokat támaszkodhatunk a korábban rendezett fizikai eseményekre. Elsőként győződjünk meg róla, hogy felszólalóink rendelkeznek otthon a megfelelő felszereléssel, erős fényű világítással, egy kiváló minőségű mikrofonnal és kamerával, valamint magabiztosan használják a konferencia szoftverét saját előadásuk közvetítéséhez.
Ezután következik a legnagyobb kihívás egy virtuális rendezvény esetében, a közönség bevonásának megtervezése. Hogyan tudnak majd kérdezni, hogyan csinálhatunk élő szavazást a nap során, miként küldhetünk értesítéseket a résztvevőknek a konferencia alatt?
Ha mindent megterveztünk, készüljünk fel rá, hogy biztosan elromlik majd valami, a technikai nehézségek ugyanis gyakoriak a virtuális események során. Előfordulhat, hogy a mikrofon elromlik, a prezentáció nem jelenik meg, a résztvevőknek gondot okoz a bejelentkezés. Éppen ezért minden felmerülő eshetőségre készítsünk tervet a problémák gyors leküzdéséhez. Sokat segíthet egy főpróba lebonyolítása, tesztelni minden szükséges technikai feltételt a konferencia előtt.
Hogyan válasszunk szoftvert a virtuális konferenciához?
A technikai megfelelőségre való felkészülés csak a jéghegy csúcsa, amikor az online konferenciák új kihívásaira gondolunk. Az élen ugyanis a konferencia alkalmazás kiválasztása és hatékony használata áll. Az ideális alkalmazás ugyanis már jóval a konferencia előtt, a regisztrációnál és a marketingnél bekapcsolódik a folyamatokba, komplex segítséget nyújtva céljaink eléréséhez. A megfelelő szoftver kiválasztásakor győződjünk meg róla, hogy az alábbi funkciókat mindenképp tartalmazza:
- Regisztráció a résztvevők számára
- Promóciós funkciók (e-mail-sablonok, automatikus visszaigazoló üzenetek, promóciós kódok generálása)
- Videokonferencia platform integrációja
- Letölthető applikáció
- Naptárfunkció menetrendünk követhetőségéért
- Szponzorok piactere
- CRM-rendszer integrációja
Ha az alapvető funkciókkal megvagyunk, vizsgáljuk meg részletesebben is, mennyire illeszkedik az adott alkalmazás konferenciánkhoz. Vegyük figyelembe, hányan vesznek majd részt az eseményen és hány videó továbbítást tud lekezelni az alkalmazás egyszerre. Lényeges az is, milyen minőségű kép- és hangátvitelre képes az adott szoftver, valamint mennyire könnyen használható a hozzá tartozó applikáció mind az előadóknak, mind a résztvevőknek. Érdemes azt is megnézni, alakíthatunk-e külön termeket a workshopokhoz, a networking részhez, illetve indíthatunk-e szavazásokat, vagy tematikus chatszobákat a felmerült témákban.
Céljaink és konferenciánk megtervezett menetrendje alapján nem okozhat majd gondot kiválasztani a megfelelő szoftvert. A kínálatban rengeteg különböző funkcióval ellátott konferenciaalkalmazás verseng egymással, így kellő odafigyeléssel minden szükséges elem a rendelkezésünkre áll majd a nagy napon. Konferenciánk sikere persze nem múlhat egy rosszul kiválasztott mikrofonon vagy applikáción, ha elakadunk, érdemes szakértő segítséghez folyamodni.
Amennyiben tudományos konferencia szervezésén gondolkodunk, az AKCongress csapata több éves tapasztalattal, kiváló referenciákkal segítheti tervünk megvalósulását. Már a konferenciát előkészítő szakaszától (pl. pályázatírás, az esemény holnapjának kialakítása) megkönnyítik dolgunkat, tapasztalatuk az online regisztrációs folyamatnál is rengeteg fáradtságot spórolhat meg nekünk. Emellett menedzselik az előadókkal történő kapcsolatfelvételt és az információk hatékony áramlását, támogatva marketingtervünk zökkenőmentes megvalósulását. Az online esemény teljes ideje alatt biztosítják a megfelelő eszközöket, működésüket, a résztvevők elégedettségének növelését és a minél könnyebb kapcsolatépítés biztosítását. Összetettebb témájú, nagyobb létszámú tudományos konferencia szervezése esetén rengeteg terhet vehet le a vállunkról egy tapasztalt szervező cég, az AKCongress csapata pedig éppen ebben jó.
