Amikor 1989-ben bemutatták a Vissza a jövőbe második részét, az emberek leesett állal nézték, ahogy az egyik szereplő a tévéjén videótelefonál a főnökével. Ami harminc évvel ezelőtt sci-finek számított, az ma már a mindennapjaink része. Online beszélgetünk a barátainkkal, családtagjainkkal, találkozókat szervezünk munkatársainkkal vagy éppen ügyet intézünk számítógépünk, telefonunk kamerájával.
A koronavírus-járvány miatt csak tovább nőtt az igény a netes konferenciákra, rendezvényekre és meetingekre, és persze a webináriumokra, azaz a netes szemináriumokra. Ahhoz azonban, hogy a rendezvényed igazán ütős legyen, nem árt, ha tisztában vagy egy jól szervezett webinárium követelményeivel. Ebben segít cikkünk, amiben hasznos tippeket adunk, hogy a netes programod elérje célját és igazán felejthetetlen legyen!
A webinárium jellegzetességei
Maga a szó az angol web (világháló) és seminar (szeminárium) szavak összevonásából keletkezett még a 2000-es évek közepe táján. Az egyetemeken használt szeminárium lényege pedig az interaktivitás, vagyis az előadó és a hallgatók közti párbeszéd. Ellentétben az online előadásokkal, egy webináriumon nemcsak az előadó kaphat szót, hanem bárki (aki erre jogosultságot szerez). Ugyanakkor mégiscsak létezik egy előadó, aki viszi a szót, ami megkülönbözteti a webináriumokat az online meetingektől.
A webináriumok egyik legfontosabb előnye, hogy igazán költséghatékonyak. Egy hagyományos, személyes konferenciához szükség van egy megfelelő befogadóképességgel rendelkező teremre, hangosításra, technikusokra, parkolóhelyek biztosítására vagy éppen cateringre, és még sorolhatnánk. Ha ezek költségeit összeadnánk, bizony elkerekedne a szemünk a végösszeg láttán. Az online térben a költségek töredékéből megoldható az előadás.
Ráadásul nemcsak a szervezőnek, hanem a résztvevőknek is olcsóbb egy webinárium. Nem kell elutazniuk a helyszínre, ott esetleg szállást foglalniuk és egész napos ellátásról gondoskodniuk. Különösen a nemzetközi szemináriumoknál fontos szempont ez, hiszen a több ezer kilométeres utak megszervezése és finanszírozása is körülményes feladat. A webináriumok ráadásul létszámfüggetlenek. Míg a hagyományos konferenciáknál a helyszín befogadóképessége meghatározza, hányan vehetnek részt, egy linkre szinte akárhányan csatlakozhatnak.
Legalábbis ideális esetben, hiszen a webinárium eszközigényét a méretéhez kell szabni. A legfontosabb, hogy a rendszer ki tudja szolgálni a több tucat, vagy akár több száz résztvevőt, azaz ne akadjon, ne szaggasson a videó. Ezt szervezőként neked kell biztosítanod, ahogy azt is, hogy jó minőségű kamerát és hangtechnikát, esetleg kivetítést használj. Arra is ügyelned kell, hogy a rendszert olyanok is könnyen tudják használni, akik nem annyira jártasak az informatika világában (ehhez akár segítséget is adhatsz a webinárium előtt).
Így szervezz ütős webináriumot
Mire használhatsz egy webes szemináriumot?
A webinárium definíciója nincs kőbe vésve. Rengeteg mindenre használhatod az online teret és szervezhetsz netes összejövetelt. A legkézenfekvőbb talán a továbbképzés vagy a tanítás. Az új ismeretek elsajátítására és megismertetésére minden cég vagy egyetem életében szükség van. A webinárium arra is remek lehetőséget teremt, hogy bemutasd a termékedet, szolgáltatásodat az ügyfeleknek. Ugyanakkor interjúztatásra is tökéletes: felkérhetsz egy neves szakértőt, akivel aztán interaktív beszélgetés alakulhat ki. Csak rajtad múlik!
A szervezés lépései
- A téma kiválasztása: Az első lépés természetesen az, hogy eldöntöd, miről fog szólni a webinárium. Nem csupán nagy vonalakban, hanem egészen pontosan. Az online szeminárium sem tarthat a végtelenségig, ezért le kell szűkítened a mondanivalót a lényegre. A túl általános témák könnyen érdektelenségbe fulladhatnak, ugyanakkor a túl specifikus téma sem szerencsés. Az is fontos, hogy pontosan tudd, mikor kinek kell megszólalni, és mit készül mondani, ha több előadó van.
- Szöveg és látvány: A világ legkiválóbb előadói is forgatókönyvet (szkriptet) írnak maguknak. Ez lesz a webinárium gerince, amiben pontról pontra szerepelnek a lépések. A saját szövegedet megírhatod előre is, itt azonban némi rugalmasságra is szükséged lesz. A látvány legalább ilyen fontos. Mi lesz a háttér? Honnan vesz téged a kamera? Milyen prezentációkkal, vizuális megjelenítésekkel készülsz, és ezeket hogyan látja majd a közönséged?
- A technika: Ami bizony alaposan kibabrálhat veled, ha nem készülsz fel alaposan. Szerencsére léteznek kifejezetten webináriumok szervezésére fejlesztett alkalmazások, amiket laikusként is egyszerű használni. Azt viszont neked kell eldöntened, hogy a konferencia nyilvános vagy zárt lesz-e. Utóbbi esetben meghívót kell küldened, amire kattintva csatlakozhatnak a meghívottak. Ezeket érdemes jóval a webinárium előtt kiküldened. Ha vendégelőadóid is vannak, kérd el tőlük a szemináriumhoz használni kívánt prezentációikat, diáikat, és ellenőrizd, hogy azok minden tekintetben megfelelnek-e a követelményeknek (pl. felbontás, beágyazott videók, külső hivatkozások működése).
- Gyakorlás és időmenedzsment: A váratlan helyzetekre nem tudsz felkészülni, minden másra viszont igen. Méghozzá jó néhány próbával, ahol letisztázhatod a szkriptet és tesztelheted a technikát is. Egy jó webinárium nem nyúlik, mint a rétestészta, hanem betartja a rendelkezésre álló időkeretet. Ha a rendezvényed interaktív, a nézői kérdésekre szánt időt is bele kell kalkulálnod a tartamba. Ahogy azzal is számolnod kell, hogy egyik-másik előadó kicsit megcsúszik vagy éppen előbb befejezi a mondókáját. A jó időmenedzsment a nívós webinárium egyik alapköve.
A webinárium hátrányai
A technika ördögéről már beszéltünk: lefagy, se kép, se hang, kidob stb. Egy offline szemináriumon jó esetben akad egy technikus, aki azonnal intézkedik. Az online térben jellemzően a te dolgod orvosolni az IT-problémákat. A webináriumok legnagyobb – és kiküszöbölhetetlen – hátránya természetesen a személytelenség, a hallgatói figyelem fenntartása. Élőben sokkal könnyebb kapcsolatot teremteni a hallgatósággal, az emberek sokkal egyszerűbben fel tudnak oldódni és élő rendezvényeken hosszabban tudnak koncentrálni is.
A számítógépük előtt ülve hallgatóid sokkal gyorsabban elkalandoznak. Megnézik az e-mailjeiket, fellépnek a Facebookra vagy éppen megkeverik a gázon fortyogó főzeléket. Arra is számítanod kell, hogy a kérdések feltevése sokkal nehézkesebb online. Élőben elég feltenni a kezünket, ha szót kérünk, a neten ez nem így működik. Éppen ezért gondoskodj előre egy olyan módszerről, ahol követhető és koordinálható, hogy ki tesz fel kérdést, és ezt hogyan tudja egyértelműen jelezni.
Néhány tipp és jó tanács
- Iktass be szüneteket! Az offline konferencia esetében ez evidens. A vendégek felfrissíthetik magukat, ehetnek, ihatnak egyet. Ezeket az igényeket webinárium esetében is vedd figyelembe!
- Növeld az interaktivitást! A figyelmet legjobban úgy tudod fenntartani, ha folyamatosan együttműködésre ösztönzöd a közönséget. Ez lehet szavazás, játék, kérdezz-felelek stb. Egy kiváló szervezőcsapat ebben nagy segítség lehet.
- Kedveskedj valamivel a vendégeknek! A személyes konferenciákon bevett szokás, hogy a meghívottak kisebb-nagyobb ajándékot kapnak. Ezt online is megteheted, például kedvezménykupon, exkluzív tartalmakra szóló hozzáférés vagy postán küldött csomag formájában.
- Válassz nyugodt helyszínt! Ha a webináriumot az otthonodból tartod, nem szerencsés, ha a fél család átmászkál a kamera előtt. Inkább bérelj a konferencia idejére egy külön helyiséget, ahol zavartalanul dolgozhatsz. Manapság egyre népszerűbbek a napi- vagy óradíjas irodabérletek.
Színvonalas online események szervezése
Ha biztosra akarsz menni, és nincs kedved technikával, helyszínnel és promócióval bajlódni, akkor lehetőséged van szakmai segítséget kérni. A webináriumokra szakosodott cégek szinten minden feladatot átvesznek tőled, így neked csak a lényegre, vagyis a témádra és a mondanivalódra kell koncentrálnod. Egy professzionális cég nemcsak a rutinjával tud segíteni, hanem az eszközeivel és a know-how-jával is.
Sőt, már a rendezvény előtt, annak népszerűsítésében is melletted állnak. Létrehoznak egy színvonalas weboldalt, ahol népszerűsítheted a rendezvényt, kialakítják a regisztráció menetét. Természetesen a prezentációk elkészítésében is segítenek, és a megfelelő helyszín kiválasztásában is lesznek jó ötleteik.
Akármilyen kamera is van a telefonodon vagy a laptopodon, aligha veheti fel a versenyt a webinárium szervező cég által biztosított kamerákkal. Sőt, többkamerás közvetítést is vállalnak, ami már tényleg hasonlít egy megszokott tévéműsorhoz. Hogy még teljesebb legyen az előadásod, greenbox háttérrel, LED fallal vagy akár súgógéppel is megtámogatnak.
Az AKCongressnél 2009 óta szervezünk konferenciákat, így teljes körű csomagot kínálunk a eseményeidhez. A felsoroltakon kívül számos egyéb területen is számíthatsz ránk. Legyen szó a költségek megtervezéséről, a potenciális hirdetők felkutatásáról vagy éppen a meghívottakkal való kapcsolattartásról, rutinos csapatunk a legmagasabb színvonalon látja el a munkáját.
Az élmény ugyanaz
Sokan talán még ma is ódzkodnak kicsit az online konferenciáktól, mondván, hogy nem képesek pótolni a személyes jelenlét varászát. Amikor tehát felkészülsz, arra is gondolnod kell, hogy sok hallgatódnak idegen terep lesz a webinárium. Ha jól csinálod, talán a véleményüket is megváltoztathatod: egy magas színvonalon megszervezett és bonyolított, okosan átgondolt szeminárium legalább akkora élmény lehet, mint amikor mindenki egy teremben üldögél.
Sőt, a lehetőségek talán még gazdagabbak is, hiszen a világ minden tájáról elég nehéz egybegyűjteni az embereket, neves előadókat. Az interneten mindez pár kattintás, így olyan szakembereket, művészeket, tudósokat is meghívhatsz, akik aligha vállalnának be egy hosszú utat a szeminárium kedvéért. A kamerájukat ellenben bárhol bekapcsolhatják!
Nyitókép: Shutterstock