Az e-mail, az üzenetküldő alkalmazások és a Facebook-események korában a meghívók egyre kisebb szerepet játszanak az életünkben, hiszen sosem volt egyszerűbb értesíteni a vendégeket egy-egy eseményről. Néhány területen azonban manapság is nélkülözhetetlen az esztétikus, igényes és tartalmas meghívó. Gondoljunk csak egy esküvőre, egy keresztelőre vagy egy munkahelyi karácsonyi partira.

A konferenciák az utóbbi kategóriába tartoznak: aligha jó ötlet Skype-on értesíteni a meghívottakat vagy csupán egy Facebook-eseményre hagyatkozni. Ez az online és offline konferenciákra egyaránt igaz, ugyanakkor egy netes előadásra nyugodtan küldhetünk elektronikus invitálást. Hogy pontosan mikor milyen meghívóra van szükség? Cikkünkből kiderül.

 

A konferenciameghívó helye a szervezésben

Mielőtt elrohannál meghívót tervezni, először vegyük át, mikor jön el az ideje ennek a lépésnek. Számos megelőző feladat van a konferenciaszervezésben, és az sem mindegy, hogy mi következik a meghívók postázása, kiküldése után.

1. A konferencia témájának meghatározása

Az első lépést aligha kell ecsetelni: amíg nem tudod, miről fog szólni az eseményed, minden más várhat.

• A büdzsé megtervezése

Alapvetően meghatározza a lehetőségeidet, hogy mekkora összeget szánsz a rendezvényre. Mindig hagyj egy kis tartalékot is a váratlan kiadásokra!

• Az időpont és helyszín kiválasztása

Először is azt kell meghatároznod, hogy online tartod-e a konferenciát vagy hagyományosan. Az időpontot nem érdemes nagyobb ünnepek, nemzeti ünnepek közelébe vagy a nyár közepére tenned.

• A csapat összeállítása

Amire biztosan szükséged lesz: technikusok, catering, hostessek, marketinges. Egy profi csapat már fél siker.

• A meghívók kiküldése

Az alapokat lefektetted, jöhet a meghívó. Semmiképp ne halaszd az utolsó pillanatra a kiküldésüket, és az sem árt, ha emlékeztetőt küldesz azoknak, akik nem reagáltak.

• A regisztrációk fogadása

Meg kell határoznod, hogyan tudnak visszajelezni a meghívottak. Ez lehet egy honlap, egy válasz e-mail vagy egy telefonhívás is.

• Utánkövetés

Fontos, hogy releváns információkkal lásd el a vendégeket még az esemény előtt. Hol tudnak majd parkolni, lesz-e ruhatár, mi lesz a pontos menetrend. Ezt legkönnyebben a rendezvény előtt kiküldött hírlevelekkel teheted meg.

---

A konferenciameghívó szerepe és kritériumai

Még mindig ne rohanj a grafikushoz! Először beszéljük át, pontosan mire is jó egy meghívó a konferenciák esetében. Evidens: tudatni a potenciális érdeklődőkkel, hogy milyen eseményt tervezel. Minél többen tudnak róla, annál többen jönnek el, annál nagyobb sikerre számíthatsz. A meghívó azonban ennél többet is tud: egy kiváló eszköz, hogy olyanokat is megszólíts, akik egyébként nem is hallanának a konferenciádról.

A meghívó egyben emlékeztető is: a vendégeid ez alapján tudják majd, hogy mikor és hol kell megjelenniük, és milyen programokra számíthatnak. Igen, a meghívón ugyanis rövid, de fontos információkat is elhelyezhetsz, ilyen például a konferencia felépítése, a nevesebb előadók vagy éppen a dress code..

Egy meghívó tehát igencsak sokféle elemet tartalmaz, ahhoz pedig, hogy jól sikerüljön, néhány alapszabályt be kell tartanod. Először is, a meghívóban nem szerepelhet helyesírási hiba vagy elgépelés. Ezeket muszáj kirostálnod kiküldés előtt. A meghívód legyen rövid, összeszedett és szorítkozzon a lényegre. Stílusában pedig illeszkednie kell a konferenciád hangneméhez. Egy lazább téma esetén lehetsz humoros vagy kreatív, de például egy rákkal foglalkozó orvosi összejövetelen ez aligha jó ötlet.

Manapság szinte kizárólag online meghívókban gondolkodunk, aminek előnye, hogysokkal nagyobb tér jut a kreativitásnak és nem kell nyomdaköltséget fizetünk. Bizonyos esetekben azonban mégis a papíralapú változat a jó választás, főleg akkor, ha magasrangú vendégeket is fogadnál. Ez esetben a megfelelő protokollt is ismerned kell, és törekedned kell arra, hogy a meghívó minél ízlésesebb és letisztultabb legyen.

 

Tippek a konferenciameghívó tervezéséhez

• Először is azt kell eldöntened, hogy milyen szoftvert választasz a meghívó elkészítéséhez. Ha csak szövegben gondolkodsz, akkor elég lehet a Word vagy maga az e-mail fiók. Egy igazán kreatív és egyedi meghívó azonban képeket is tartalmaz, és  dizájn szempontjából is különlegesnek számít. Ehhez már valamilyen grafikai programra lesz szükséged.. Mivel ezek felülete időnként bonyolult, jobban jársz, ha szakemberhez fordulsz.

• Egy konferenciameghívó többnyire szabadon építhető fel, néhány elemet azonban mindenképp tartalmazzon. Ha e-mailt küldesz, már a levél tárgyában közöld a legfontosabb tudnivalókat. Például: Meghívó az október 10-i budapesti szakmai konferenciára. Magát a meghívót mindig a megszólítással kezdd. A legjobb, ha személyre tudod szabni, és a nevükön szólítani az érdeklődőket: Tisztelt Kovács Attila! Ha ez nem lehetséges, válaszd a jól bevált Tisztelt Hölgyem, Uram! verziót.

• Az első bekezdésben azonnal térj a lényegre. Például: Ezúton szeretném meghívni a szakmai konferenciánkra, melyet 2021 október 10-én tartunk a Budapest Kongresszusi Központban, reggel 9 órás kezdéssel. Sokan csak az első pár sort olvassák el, így nem érdemes túl sok bevezetőt írnod. A további bekezdésekben azonban tájékoztathatód a meghívottakat a konferencia céljáról, és arról, hogy milyen előnyökkel jár számukra, ha eljönnek.

• Végül egy utolsó kötelező elem: ne felejtsd el megemlíteni, hogy milyen további teendői vannak a meghívottnak, ha szeretne eljönni. Írd le pontosan, hogy milyen módon és milyen határidőig tud visszajelezni, és kihez fordulhat, ha kérdése van. A meghívó végére már csak, az udvarias elköszönés marad, de a levél folytatódhat egy melléklet formájában. Utóbbiban elhelyezheted a konferencia pontos menetrendjét, az előadók bemutatkozását vagy egy általános prospektust.

• Ha szépen megtervezett meghívód van, érdemes az egészet mellékletben küldeni, a levélben pedig csak a legfontosabbakat említeni. Ha nem értesz a grafikai programokhoz és nem akarsz szakembernek sem fizetni, nézz szét a neten. Számtalan ingyenes vagy fizetős meghívómintát találsz lényegében bármilyen típusú konferenciához. Ezek előnye, hogy tényleg mutatósak és költséghatékonyak, ugyanakkor az egyediségről nagyrészt le kell mondanod.

A regisztrációs rendszerek része lehet a konferenciameghívó

Az e-mailes meghívó kétségkívül kényelmes: mindenki ismeri a módszert, és akár egy válaszlevélben meg is erősítheti a részvételét. A lehetőségeid azonban ezzel véget is értek (és ugyanez igaz a papíralapú meghívóra is). Az e-mail-fiókodban nem tudod kezelni a fizetéseket és a belépőkódokat, ráadásul egy idő után hatalmas adatmennyiséget kell átlátnod.

Dönthetsz úgy is, hogy a meghívóban a konferencia honlapjára tereled az érdeklődőket, ahol egy űrlap segítségével regisztrálhatnak. Ez azonban komolyabb fejlesztést is igényelhet, ami költséges lehet. A fizetéshez egy újabb platformra lesz szükséged..

Ha teljes körű megoldást szeretnél, akkor a konferenciaregisztrációs-rendszerek jöhetnek szóba. Ezek a speciális szoftverek akár a meghívó kiküldésére (vagy más tömeges e-mail létrehozására) is alkalmasak, a regisztráció terén pedig egyenesen verhetetlenek. A teljes folyamatot egy helyen kezelheted a fizetéstől a kedvezményeken át egészen a különprogramokra történő jelentkezésekig.

A konferenciaregisztrációs-rendszerek megkönnyítik a te dolgodat és a vendégeidét is:

• Személyre szabott kedvezményeket állíthatsz ki
• Kártyás vagy utalásos fizetést is biztosíthatsz
• Valutás fizetésre is lesz lehetőség
• Bármikor küldhetsz hírlevelet
• Könnyen elérhető és áttekinthető adatbázist hozhatsz létre
• Az előadók benyújthatják az absztraktokat és az előadásokat
• Akár a bírálat is a rendszeren belül történhet
• A szállásfoglaláshoz sem kell külön program

 

Konferenciameghívó szakemberekkel

Egy konferencia megszervezése rengeteg feladattal jár: a meghívó csak egy apró darabja a kirakónak. Ha úgy érzed, elúsznál a munkában, érdemes inkább profikat megbíznod a konferenciaszervezéssel. Az AKCongressnél nemcsak azt garantáljuk, hogy a meghívó tökéletesen illik a rendezvényedhez és igazán mutatós lesz, de a rendezés minden területén tudunk segíteni.

Kollégáink leveszik a terheket a válladról már a pályázati szakaszban, és melletted állnak az előkészületekben és persze a helyszínen is.

Nyitókép: Shutterstock