Céges esemény, továbbképzés, workshop, szeminárium, tudományos vagy szakmai konferencia – mindegy, milyen típusú esemény szervezésébe fogtál, komoly kihívásokkal kell szembenézned. Napjainkban ráadásul az online konferenciák dominálnak, sok rendezvényt egyik napról a másikra kell a virtuális térbe átszervezni, ami mind a szervezés, mind a lebonyolítás kapcsán új kihívásokat támaszt. Elég csak a szoftverigényre gondolnod, akár a személyes, akár egy netes összejövetel sikere – egyebek mellett – ezen áll vagy bukik.
Az elektronikus kapcsolattartás széleskörű elterjedésével felgyorsultak az információs csatornák, a rengeteg adatot azonban valakinek vagy valaminek fel is kell dolgoznia. Ha nem szeretnél a soron következő konferencia miatt hetekig, hónapokig hosszú éjszakákon át az e-mail-fiókodban élni, akkor neked is szükséged lesz egy komplex, minden szervezési feladatot összefogó online regisztrációs rendszerre.
A megfelelő platform kiválasztásával nemcsak hagyományos rendezvényekre készülhetsz fel alaposan, de pár nap alatt akár online eseménnyé is varázsolhatod az addig előkészített konferenciádat, sőt, le is bonyolíthatod a segítségével. Gondolj csak bele, mekkora blamázs, ha nem működik a stream, elmegy a kép vagy lefagy a hang. Cikkünkben bemutatjuk a lehetőségeidet, és azt is megtudhatod, milyen előnyökkel jár egy online konferenciaregisztrációs-rendszer.
Így zajlik a regisztráció a konferenciákra
Regisztráció e-mailben
A klasszikus megoldás előnye, hogy mindenki ismeri, hallott már róla és nem kell hozzá új szoftvert megismernie. Egy e-mailben is rengeteg információt átadhatsz már a regisztráció pillanatában, akár mellékletek formájában. Ugyanakkor a funkciók ezzel véget is értek: a fizetéshez vagy a belépőkódok kezeléséhez mindenképp egy másik felületre lesz szükséged, és problémát jelenthet a regisztrációk összegzése is. Kétségkívül a legnagyobb humánerőforrás igényű és a legtöbb hibalehetőséget magában rejtő megoldás.
Regisztrációs űrlap a konferencia honlapján
Ennek a módszernek a legnagyobb előnye, hogy elegendő egy űrlapot létrehozni a konferencia honlapján, amire kész szoftvereket is igénybe lehet venni, akár ingyen is, ugyanakkor a honlapba ágyazott, fejlesztést igénylő egyedi űrlapok már költségesebbek. Az űrlapkezelő segítségével egy fájlban is letölthetőek a jelentkezési adatok, ami kevesebb hibalehetőséget rejt magában. Hátránya viszont, hogy a fizetéshez ismét más megoldást kell találni, illetve absztrakt benyújtásra sem alkalmas módszer.
Szoftveres regisztráció
Kétségkívül a legkényelmesebb és legtöbb opcióval kecsegtető megoldás, ha egy erre specializált szoftver mellett döntesz. Ezek a programok számos hasznos funkcióval bírnak: kezelik a fizetéseket, körlevelet küldenek, teljes adatbázist nyújtanak, sőt akár az előadások vagy absztraktok benyújtását is lehetővé teszik. A piac hatalmas, ezért érdemes döntés előtt átgondolnod, milyen célokra szeretnéd használni a regisztrációs rendszert, hogy mindenképp rendelkezzen a számodra szükséges funkciókkal. Biztosan jó választásnak számítanak az olyan nemzetközileg is elismert platformok, mint az EventBrite, a Whoa, a Xing Events és persze a ConfWare.
A konferenciaregisztrációs-rendszerek előnyei
Egy több száz vagy éppen több ezer fős konferencia szervezését kézben tartani bizony embert próbáló feladat. Éppen ezért a regisztrációs szoftverek teljes körű szolgáltatást kínálnak, amikkel az egész folyamatot kontrollálhatod. De kezdjük az elején, vagyis ott, amikor a résztvevők és előadók regisztrálnak a rendezvényedre. Több szoftver is képes az igényeidhez igazodni, mert az esemény típusához illő modulokat összeválogathatod. Egész más igényeket támaszt egy tudományos vagy szakmai konferencia, mint egy workshop vagy termékbemutató.
Amennyiben fizetős konferenciát tartasz, különösen fontos, hogy a beérkezett díjakat pontosan számon tudd tartani. Márpedig a legtöbb regisztrációs szoftver tartogat ilyen funkciót, ahogy az is megoldható, hogy határidőhöz rendeld a regisztrációt és a fizetést. Előfordulhat az is, hogy különböző kedvezményeket kínálsz (pl. fiataloknak vagy nyugdíjasoknak), vagy éppen kuponkóddal adsz árengedményt: a szoftverek ebben óriási segítséget jelentenek.
Egy korszerű konferenciaregisztrációs-rendszer ugyanakkor nemcsak a te dolgodat könnyíti meg, hanem a vendégekét és az előadókét is. Nem kell több különböző platformot vagy weboldalt használniuk a regisztrációhoz, a díjfizetéshez vagy a dokumentumok beadásához. Minden egy helyen történik, így számukra is könnyen átláthatóvá és gördülékennyé válik a folyamat. Nemzetközi konferenciánál további előny, hogy a regisztrációs szoftverek kezelik a valutákat is, így senkinek nem kell pénzváltással bajlódnia. Tudományos konferenciák esetében érdemes olyan szoftvert választanod, ami a fentieken túl még az absztraktok benyújtásában és bírálatában is a segítségedre lesz.
A legmodernebb konferenciaregisztrációs-rendszerek azonban még ezeken felül is tudnak újat mutatni: megkönnyítik a helyszíni regisztrációt, lehetőséged van szponzori tartalmakat elhelyezni, kérdőívekkel jobban megismerheted közönséged igényeit és véleményét, előmozdíthatod a résztvevők és szervezők közötti kapcsolattartást és akár online eseményeket is megtarthatsz a segítségükkel.
Hogyan válassz regisztrációs rendszert?
Alapvetően 4 szempontot érdemes figyelembe venned, mielőtt letennéd a voksodat valamelyik szoftver mellett. Ezek a következők:
Kulcsfontosságú funkciók
Egészen biztos, hogy vannak olyan elemek, amikről semmiképp nem mondanál le. Ilyen lehet például az online fizetési lehetőség, vagy éppen a dokumentum- vagy absztraktbenyújtási funkció. Döntés előtt tehát gondold át, milyen feladatokat szeretnél mindenképp elvégezni a regisztrációs rendszerben. Azt is mérd fel, hogy a rendezvényed méretéhez milyen tudású szoftver szükséges: egy 1000 fős esemény összetett funkciókat kíván!
Extra funkciók
Ahogy beleásod magad a regisztrációs rendszerek világába, és elkezded böngészni a szóba jöhető programok honlapját, megakad majd a szemed néhány olyan funkción, amire talán nem is gondoltál. Készíts jegyzeteket arról, hogy milyen extrák jönnének jól, hogy ez is egy döntési szempont lehessen. Minden rendszer más és más többletszolgáltatással próbál magához csábítani. Ez lehet egy szállásfoglalási vagy éppenegy transzferszolgáltatási modul .
Árak
Az igazán jó, multifunkciós programok bizony nincsenek ingyen, a szórás pedig elég nagy a piacon. A legtöbb fejlesztő sávos árképzést használ, vagyis a rendszer díja attól függ, hogy hányan vesznek részt az eseményen, és mennyibe kerül majd a jegy. Ezen kívül különböző csomagok közül is választhatsz. Az alapcsomagok természetesen olcsóbbak, míg a sok-sok extrát kínáló prémium megoldások ára borsosabb.
Ajánlások és renomé
A valós felhasználói visszajelzések sokat segítenek a döntésben, hiszen első kézből juthatsz információkhoz. Mások tapasztalatai egy-egy regisztrációs rendszer kapcsán remek támpontot jelentenek, ahol felbukkanhatnak az előnyök és a hátrányok egyaránt. Ha jártál mostanában olyan konferencián, ahol különösen tetszett a regisztrációs folyamat, érdemes felvenned a kapcsolatot a szervezőkkel, és megtudakolnod, hogy melyik programot használták.
Minden, amit a ConfWare-ről tudnod kell
Sok mindenről olvashattál eddig: online fizetés, jegykezelés, absztraktbenyújtási lehetőség stb. Nos, a ConfWare online szolgáltatásával ezek egyikéről sem kell lemondanod! A rendszer a résztvevők és a szervezők számára is kényelmes, könnyen áttekinthető felületet nyújt, ráadásul se neked, se a felhasználóknak nem kell több különböző rendszerrel megküzdeni. Szervezőként folyamatos rálátásod lehet a résztvevők jelentkezésére, az absztraktok beérkezésére, a bírálók munkájára, a regisztrációs díjak megfizetésének ütemére.
A ConfWare online regisztrációs rendszerrel könnyedén összegyűjtheted és kezelheted a jelentkezők adatait kisebb és nagyobb konferenciák esetében egyaránt. A program bármilyen típusú rendezvénynél remekül használható: tudományos konferenciák, céges rendezvények és workshopok esetében is bizonyított már. Nemzetközi szintre lépnél a konferenciáddal? Nem probléma, hiszen a ConfWare a magyar mellett angol nyelven is elérhető.
Szabadságra mennél? Érezd jól magad! Kollégáidnak is megkönnyíti a munkáját egy átfogó rendszer használata, amiben tényleg minden naprakész.
További előnyök
- A regisztrációs díj menedzselését könnyedén az eseményedre szabhatod
- Különféle csoportokat hozhatsz létre, és számukra egyedi kedvezményeket kínálhatsz (pl. diák- és felnőttjegy). Emellett egyéni, személyre szabott kedvezményeket vagy éppen kedvezménykódot is létrehozhatsz.
- Vendégeidnek lehetősége lesz különprogramokat is kiválasztani és kosárba helyezni
- Az absztraktok és az előadások vázlatának benyújtását és bírálatát megoldhatod a rendszeren belül
- A bírálati eredményekről értesítést kapsz és küldhetsz
- Az absztraktokat kétféle módon is benyújthatják az előadók: feltölthetik a fájlt vagy beírhatják a szöveget az erre kialakított mezőbe
- Az absztraktkötet generálásához sem kell külön programot használnod
- Full paper benyújtási lehetőség is vár, vagyis a teljes tudományos cikk benyújtása is elvégezhető a rendszerben
- A résztvevők kártyás vagy átutalásos fizetési módok közül választhatnak
- Díjbekérőt generálhatsz a rendszeren belül
- Többféle valutát is kezelhetsz egyszerre
- Szállás- és transzferfoglalási modul teszi könnyebbé a munkádat
- Bármikor küldhetsz hírlevelet
- Virtuális szekciókat hozhatsz létre
Legyen élmény a regisztráció
Gondold végig egy pillanatra, hány helyre regisztráltál az elmúlt egy évben. Talán a bankod online rendszerébe, a kedvenc streamingszolgáltatódhoz vagy éppen a vízművekhez. Egész biztos, hogy jobb benyomásod alakult ki arról a cégről, ahol a regisztráció könnyű, áttekinthető és zökkenőmentes volt. A konferenciád látogatói és előadói ugyanezt várják tőled, hiszen a regisztráció az első lépcső a felhasználói élményben.
A ConfWare online rendszerével egy komplex platformhoz juthatsz, amit laikusként is pofonegyszerű használni. A programhoz bárhol, bármikor hozzáférhetsz, és a pénzügyek áttekintésével sem lesz problémád. Ügyfeleid pedig hálásak lesznek, amiért a regisztráció csak pár percet “rabol el” az idejükből.
Nyitókép: Shutterstock
