Ahogy az élet legtöbb területén elterjedt az otthoni munkavégzés, a koronavírus betörésével a szakmai élet legfontosabb eseményei is az online térbe helyeződtek. Nem történt ez másképp a konferenciákkal sem: az utóbbi hónapokban és években egyre inkább előtérbe kerültek az online, különböző internetes platformokon tartott szakmai rendezvények.
A hétköznapokban kétféle konferenciatípussal találkozhatunk: a tudományos (nem nyereségorientált, kutatási eredményeket megvitatásáról szóló) és az üzleti élet (kifejezetten nyereségorientált) konferenciáival. Azonban bármilyen konferenciát is szervezünk, számos tényezőre kell odafigyelnünk a siker érdekében. Melyek ezek? Cikkünkben sorra vesszük mindet.
Konferenciák pandémia előtt, közben és után
Egy konferenciának tehát kétféle célja lehet: az anyagi előnyök minél gyorsabb megszerzése, hogy egy adott vállalat a gazdasági élet szereplőjeként megmaradhasson, valamint az emberiség haladásának elősegítése. Ami pedig minden konferenciának nagyon fontos előnye: az általuk megnyíló lehetőség a kapcsolatépítésre. Így ez lehet egy harmadik célja egy konferenciának.
A konferenciáknak több altípusa is ismert: lehet egy szorosabb értelemben vett konferencia, workshop, tréning, kongresszus, ankét, kiállítás, szeminárium stb. Ezekből a koronavírus-járvány előtt számtalanon részt vehettünk – többek között orvosi eszközbemutatókon, motivációs rendezvényeken, vagy akár híres írók, szerzők estjein is.
- Ezen eseményeknek meghatározott menetrendjük, különleges helyszínük volt: egy rövid szervezői megnyitó után színpadra állt az első előadó, akit a többiek követtek, meghatározott időrendben.
- A helyszín – nem úgy, mint manapság – nagyon kevésszer volt az online színtér: rendezvényházakban, konferenciaközpontokban és, szállodákban egyaránt megszervezték őket, a konferencia hosszától és céljaitól függően.
- A dekorációra, illetve – azétkezést is tartalmazó események esetén – arra is oda kellett figyelnünk, hogy ki milyen ételre érzékeny.
- A szálláshely kiválasztása, a konferenciaeszközök biztosítása, a nyomdai anyagok kiküldése, a fellépők esetleges tolmácsainak biztosítása, az esemény helyszínének bejárása szintén kulcsfontosságúak voltak az előkészületekben.
Egy sikeres élő konferencia megszervezése ugyan a koronavírus-járvány alatt nehezedett (maszkviselési kötelezettség, távolságtartásra és a fertőtlenítésre való odafigyelés stb.), az aranyszabályai máig változatlanok:
- Témaválasztás: a konferencia alapja legyen aktuális, kutatott és sokakat érdeklő.
- Árazás: próbáljunk megtalálni egy arany középutat – ha túl olcsón hirdetjük, a gyengébb minőség illúzióját kelti, ha túl drága, jóval kevesebb lesz a résztvevő..
- Helyszínválasztás: a jó hangulathoz, az esemény sikeréhez elengedhetetlen egy megfelelő, a konferencia elvárásaihoz illeszkedő rendezvényterem/szálloda.
- Menetrend kialakítása: a pontos időrend adja meg a rendezvény ívét, amelyhez a résztvevők alkalmazkodhatnak.
- Szakmai segítség kérése, részfeladatok delegálása: mivel nem figyelhetsz egyedül minden egyes dologra, célszerű kiszervezned néhány részfeladatot – legyen szó akár a szakmai, akár a szervezési részről.
- Visszajelzések: minden konferencia sikere ezekben mérhető – kérd ki ezért a résztvevők észrevételeit, javaslatait, miután véget ért az utolsó előadás.
Előnyös a mind gyakoribbá váló online konferenciák esetén, hogy számos fentebb említett dolgot ki lehet hagyni a szervezésből. Mivel mindenki otthonról, számítógépe elől csatlakozik az eseményhez, a hotelfoglalásokkal, a cateringgel, a helyszínnel és annak dekorálásával nem kell foglalkozni. A költséghatékonyság mellett pedig így a fertőzés veszélyét is kiiktathatjuk, az utazási költségeket minimalizálhatjuk és a produktivitást is növelhetjük (akár otthonról is részt vehetsz a napi meetingen, még akkor is, ha reggel nem tudtál bemenni valamiért a munkahelyedre).
Emellett sokkal több embert is elérhetünk vele, mint a „hagyományos” formával: az alacsonyabb részvételi díj miatt akár a szokásos résztvevőszám többszöröse is követheti az eseményünket.
Ám az internetes forma hátrányait is érdemes mérlegelnünk, ha konferenciát szervezünk: az internetkapcsolatok nem mindenkinél egyformán gyorsak, és a lebonyolításhoz szükséges szoftverek egy részét költséges beszerezni. Az emberek figyelmét is nehezebb lekötni hosszabb távon egy számítógép előtt, tehát előadóinknak igazán felkészültnek, lebilincselőnek kell lenniük, hiszen arcmimikájukon és szavaikon kívül mást nem fognak tapasztalni belőlük a nézők. A háttérzajra is, épp ezért, fokozottan oda kell figyelnie minden résztvevőnek.
Sikeres konferenciaszervezés lépésről lépésre
Ha éppen egy konferenciát szeretnél megszervezni, a fentiek után talán felmerült benned is: vajon mik a titkai egy igazán hatásos, sikeres konferenciának? Mennyire bonyolult a megtervezése és a kivitelezése? A következő alpontokban ezeket vesszük végig.
A konferenciák pszichológiája: miért olyan népszerűek?
Elsőre nem is gondolnánk, de a konferencia is olyan, mint egy eladásra szánt termék, amit szeretnénk minél vonzóbbá tenni. Ha így gondolunk rá, egy lépéssel már közelebb vagyunk ahhoz, hogy megértsük, miért is olyan vonzó rendezvénytípus a konferencia manapság. Mert eléri, hogy azt higgyük, pont nekünk lett kitalálva, ráadásul a témája többeket is megfog (főleg a célzott szakmai köröket), és a résztvevők számára új információkat ad át. Tehát egyesül benne minden tényező, ami piacképessé teszi, így garantálva a konferencia megrendelőjének elégedettségét az esemény végén.
Tervezés
A siker kulcsa mégis a korábban már említett, aprólékos tervezés. Így néz tehát ki egy konferencia megtervezése, lépésről lépésre:
- Ötlet kidolgozása: a koncepciók és célok megfogalmazása
Minden egy karakteres, egyedi ötlettel kezdődik, amit az ötletgazda felterjeszt egy (nemzetközi) szervezetnek vagy cégének. - Előterjesztés: a vállalati, később a testületi döntéshozóknak
Ha már nemcsak a konferenciajavaslat, hanem annak lehetséges kivitelezése, megoldása is adott, elő kell terjesztenie az ötletgazdának az adott vállalat vezetőségének, hogy meggyőzze őket annak hasznosságáról. Később ugyanezt azelőtt a testület előtt kell megtenniük – immár közösen – akinek a támogatását szeretnék megnyerni a a szervezéshez. - Kockázatelemzés: eset- és környezettanulmány
A következő tervezési fázisban fel kell mérni az ötlet előnyeit és hátrányait, abból a szempontból, hogy pénzügyileg kifizetődő lehet-e:
- Kik a potenciáis érdeklődők? Milyen a célközönség, milyen régiókból érkeznek?
- Mennyire új, különleges vagy fontos a mondanivalónk?
- Milyen hasonló rendezvények lehetnek a konferenciánk konkurenciái?
- Ha volt már hasonló rendezvény: voltak esetleg feltűnő hibái, amit mi alapos tervezéssel elkerülnünk?
- Hosszú vagy rövid távon fog-e megtérülni a befektetésünk?
- Milyen források állnak rendelkezésünkre a konferencia költségeire: a regisztrációs díjak, egy elnyert pályázat, szpozorok, támogatók, vagy egy másik szervezettel való együttműködés?
- Szakmai bizottság felállítása
Ha még sosem szerveztünk ilyen rendezvényt, akkor fel kell állítanunk egy, a konferencia szervezésével foglalkozó szakmai bizottságot. - További tájékozódás: anyagi és személyi feltételek
Tudnunk kell:
- Kik a téma szakértői, akiket meghívhatunk?
- A konferenciahelyszín bejárása: a terem milyen technikai tulajdonságokkal bír majd – van benne internetelérés, színpad, mikrofonok stb.? Milyen a világítás, a tér akusztikája? Lesznek a helyszínen laptopok vagy táblagépek, vagy mindenki a sajátját viszi?
- Gondoskodás az egyéb helyszíni szolgáltatásokról: regisztrációs pult, eligazító táblák, portaszolgálat, ruhatár, zárható raktárhelyiség és más szolgáltatások.
- Szállás: amennyiben lesz, van rá keret, vagy mindenki magának biztosítja? Ha szükséges, akkor milyen hotelek jöhetnek számításba? Milyen árszínvonalon? Legyen egyben a konferenciahelyszínnel vagy sem?
- Partyszerviz: kell cateringescég, vagy a helyszíni étel-ital szolgáltatás is megfelelő lesz?
- Kisegítő személyzet: kérjünk fel hoszteszügynökséget, vagy a házból oldjuk meg az érkezők delegálását, útbaigazítását? A hosztok/hoszteszek eligazítására, képzésére is időt kell szánni.
- Menük egyeztetése (ételérzékenységek, a résztvevők rendeléseinek egyeztetése a partyszervizzel/a catering vállalattal)
- Sajtótájékoztatók, VIPvárók leszervezése
- Ha szükséges: jármű-/vagy transzferbérlés
- Kísérőprogram kitalálása: gondoskodás a kísérők szórakoztatásáról
- Nemzetközi program esetén: a szakterülethez értő fordítók/tolmácsok megbízása
- Költségösszegzés
Mindenképpen becsüljük meg a tervezett kiadásokat, és ezek alapján mérlegeljünk: még mindig megéri-e megszerveznünk, esetleg szükségünk lesz-e valahonnan még pluszforrásokra. - Jogi feltételek
Amennyiben igen, egy utolsó, nagy lépés még hátra van: a rendezés jogáért el kell készíteni a fenti tételekre kifejtő pályázati anyagot, majd azt be is kell adni az illetékes fórumra. Ha a válaszuk pozitív, és megkaptuk a támogatást, elkezdődik a valódi munka, a szervezés fázisa. - Lebonyolítás
Ha a tervezéssel és a szervezéssel körültekintőek voltunk, a lebonyolítás sem okozhat túlzott meglepetéseket. Ugyanakkor ügyelnünk kell minden apró részletre és tartanunk kell magunkat a terveinkhez. Természetesen előfordulhatnak nemvárt események, ezekhez a változásokhoz tudni kell rugalmasan hozzáállni. Nincs tökéletes konferencia, de a résztvevők kisebb bakik ellenére is mindig észreveszik és értékelik az odafigyelést, törődést. A konferencia zárszava után sem áll meg a munka, következik a pakolás, dokumentálás, a költségek elszámolása és az értékelés.
Végigolvasa mindezt, a szervezés némileg izzasztónak tűnhet. Ha egymagad figyelsz mindenre, talán az is – ám szerencsére bármikor kérhetsz segítséget.
A siker titka: a hozzáértő csapat
A sikerhez ugyanis nemcsak szakmai hozzáértésre van szükség – leszervezni egy teljes konferenciát annyit tesz, mint odafigyelni arra, hogy minden zökkenőmentesen működjön. Azonban nehéz egyszerre a vendégek kényelmére, az előadók érkeztetésére és az előadások fel- és levezetésére figyelni. A konferenciák szervezésében és lebonyolításában egyaránt segítségedre lehet egy professzionális konferenciaszervező csapat.
Egy online konferenciát például – ha igazán adni szeretnénk a megjelenésre – sokkal látványosabbá, különlegesebbé tehetünk egy szakavatott közvetítőstábbal, akik élő, többkamerás adássá varázsolhatják konferenciánkat, megteremtve a valós, helyszíni rendezvény élményét. Mindezt akár egy mobil stúdióból, megtervezve a meghívókat, a felvételbe akár szponzori reklámokat is elhelyezve, sőt, egyes cégeknél már szünetek közben étel-ital házhozszállítás is igényelhető. A komplett technikai felszereltséget önerőből gyakran bonyolult biztosítani – még egy élő konferencia esetében is.
Nem is beszélve a korszerű appokról, melyek segítségével a résztvevők tarthatják a szervezőkkel és a többi résztvevővel is a kapcsolatot. Egy ilyen applikáció megtervezése sok idő. Ha a rendezési jogok megszerzéséhez írandó pályázat megírása elveszi minden időnket, jobb ezt szakértőkre bízni – ahogy a konferenciához tartozó táskák, névtáblák vagy a különböző, szórakoztató programok kivitelezését is.! Emellett a prezentációk elkészítésében, a konferencia kampányának megszervezésében is hasznos, ha a több szem többet lát elvére alapozol – hogy időd javarészében a konferencia szakmai feladataira koncentrálhass.
Összegzés
A cikk alapján képet kaphattál a konferenciaszervezés aranyszabályairól, valamint a legfontosabb lépésekről. Az információk birtokában már valószínűleg tudod is, a te szempontodból mi a jobb: ha magad tervezel mindent, vagy ha inkább profikat bízol meg vele. Szervezésre fel – sok sikert!
Nyitókép: Shutterstock
