A koronavírus-járvány 2020-ban hatalmas csapást mért a konferenciák világára. Mivel a személyes találkozók ellehetetlenültek, a fogadóintézmények pedig bezártak, a rendezvények jelentős részét elhalasztották vagy egyenesen lemondták. Hamar kiderült azonban, hogy személyes megjelenés nélkül is megoldható egy-egy esemény, így az online konferenciák aranykorába léptünk.
A járvány már a múlté, a virtuális konferenciák azonban velünk maradtak. Mivel az élet visszazökkent a normális kerékvágásban, nincs akadálya a hagyományos rendezvényeknek sem. Vagy éppen a régi és az új ötvözetének, vagyis az egyszerre online és offline konferenciáknak. Az ilyeneket hibrid eseménynek nevezzük, cikkünkben pedig bemutatjuk, mik a sikeres rendezés titkai.
Mi hívta életre a hibrid rendezvényeket?
A COVID előtt a hibrid szó leginkább az autóiparból lehetett ismerős, a rendezvények esetén lényegében nem létezett ez a fogalom. De mit is takar pontosan a hibrid rendezvény kifejezés? Egy olyan, alapvetően élő rendezvényt, amit virtuális elemekkel egészítünk ki. Vagyis például egyes előadók a neten keresztül, webkamerán csatlakoznak be a beszélgetésbe, és így válnak az esemény teljes értékű, aktív tagjaivá, vagy egyes résztvevők online, saját irodájukból vagy otthonukból követik az eseményt.
Aligha kell ecsetelni, hogy a hibrid rendezvényeknek komoly létjogosultsága van napjainkban. Sokkal költséghatékonyabb, olcsóbb és környezetkímélőbb, ha a távolról, akár más országból bejelentkező előadók nem utaznak, hanem leülnek a számítógépük elé. Ez azzal az előnnyel is jár, hogy könnyebben mondanak igent a meghívásra, ezzel pedig növelheted a részvételt – főleg, ha a vendégek is bekapcsolódhatnak a világhálón keresztül.
A mai technológia már teljes értékű interaktivitást biztosít az online térben is, vagyis semmilyen hátrány nem éri azokat, akik nem személyesen vesznek részt az eseményen. Szervezőként pedig azzal az előnnyel is számolhatunk, hogy jobban mérhetjük a rendezvény fő adatait. Hányan jöttek el, hány percet töltöttek az online térben, mikor léptek ki, mikor váltak aktívabbá? Ezek az információk
kulcsfontosságúak, hiszen belőlük tanulva legközelebb még jobb élményt kínálhatunk.
Az online és hibrid rendezvényekre is igaz, hogy bármilyen esemény megtartására alkalmasak. A konferencia mellett akár egy termékbemutató is jó ötlet lehet ezzel a módszerrel, de akár egy szakkiállítás vagy továbbképzés is megvalósítható.
Különösen érdemes elgondolkodni a félig online, félig offline eseményen az alábbi esetekben:
- A meghívottak jelentős részének nagy távolságot kellene megtenni a személyes részvételhez. A hibrid rendezvénnyel nem kell utazniuk, szállást foglalniuk.
- A fenntarthatóság fontos a szervezőknek. A hibrid események zöldebbek, kisebb terhet jelentenek a bolygónk számára.
- A személyes részvételre nehezen egyeztethető mindenkinek megfelelő időpont. Az online részvétel rugalmasabb, hiszen nem jár utazással, várakozással.
A hibrid rendezvény szervezésének lépései
A hibrid rendezvény szervezése különösen sokrétű feladat, mert egyszerre kell teljesítenünk egy online és offline esemény kritériumait. Ez persze nem azt jelenti, hogy két külön rendezvényt hozunk tető alá, amit majd összefésülünk. Nem, a cél az, hogy tökéletes harmóniát alkossunk a két műfaj között, ahol az egyes elemek kiegészítik és támogatják egymást.
Így láss hozzá a hibrid rendezvény megszervezéséhez
A hibrid rendezvény szervezése annyiban azért hasonlít a hagyományos eseményekhez, hogy ebben az esetben is a cél meghatározása az első lépés. Meg kell határoznunk, hogy mit szeretnénk elérni: tudás átadását, egy termék vagy szolgáltatás népszerűsítését, a bevételeink növelését vagy valami mást.
Miután ez megvan, a következő lépés a költségvetés meghatározása. Ezt semmi esetre se vegyük félvállról, mert a rendezvény léte és sikere múlhat rajta. Reálisan és őszintén vegyük számba, mekkora összeg áll rendelkezésünkre, milyen támogatásokra, bevételekre számíthatunk, és miként alakulnak a kiadások. A rugalmasság is fontos, hiszen egész más költséggel kell számolnunk egy személyesen megjelenő előadó és egy online becsatlakozó esetén.
Ha pedig már az esemény online részéről beszélünk: azt is előre el kell döntenünk, hogy pontosan melyik szoftvert választjuk a netes streamhez. Kézenfekvő választás lehet a Google Meet, a Zoom vagy a Skype, ugyanakkor léteznek kifejezeten online és hibrid rendezvényekhez készült programok, melyekben szavazásokat szervezhetünk vagy chatelési lehetőséget is biztosíthatunk.
Eddig a pontig akár egymagunk is eljuthatunk és boldogulhatunk, egy profi rendezvényhez azonban komplett csapatra lesz szükségünk. Mivel a rendezvényünk félig személyesen zajlik, biztosan szerződnünk kell egy cateringet szolgáltató céggel, emellett technikusok, hostok és akár biztonsági őrök is hasznunkra lehetnek. Ahhoz pedig, hogy a rendezvény sikeres legyen, nem árt egy felkészült marketinges sem.
Annál inkább igaz ez, hiszen a marketingstratégia meghatározása kulcsfontosságú, ha emberekkel akarjuk megtölteni a rendezvényt. Kikből áll pontosan a célcsoportunk? Milyen hívószavakra reagálnak? Vajon ugyanaz a stratégia működik az online és offline résztvevők számára? Hol hirdessünk? Csupa olyan kérdés, amire egy szakember képes válaszokkal szolgálni.
Végül fel kell vennünk a kapcsolatot az előadókkal is. Ezt semmi esetre se halogassuk, mert a népszerű előadók naptára hamar betelik, és aligha érnek majd rá a rendezvényünk időpontjában. Arra is kérdezzünk rá az online becsatlakozók esetében, hogy saját maguk rendelkeznek-e minden technikai feltétellel, vagy esetleg bizonyos dolgokat nekünk kell biztosítani (pl. headsetet vagy HD
webkamerát).
A megfelelő helyszín kiválasztása
A rendezvényhelyszín kiválasztása annyira kritikus része a szervezésnek, hogy mindenképp érdemes külön foglalkozni a témával. Amellett ugyanis, hogy az otthonul szolgáló létesítménynek meg kell felelnie a hagyományos rendezvény feltételeinek (jó megközelíthetőség, ár-érték arány, színvonal stb.), az online kritériumokat is teljesítenie kell. Az alábbi listát vedd figyelembe, amikor a helyszínek között válogatsz.
Stabil internetkapcsolat
Nincs is annál bosszantóbb résztvevőként, hallgatóként, mint amikor szétesik a kép, szaggat a hang és megáll a stream. Mindenképp olyan helyszínt kell tehát találnunk, ahol megfelelő erősségű internet áll a rendelkezésedre.
Laptop, számítógép
A streamelés, pláne több száz vagy több ezer résztvevővel nemcsak sávszélességet, de komoly hardvert is igényel. Egy jó rendezvényhelyszín biztosíthatja számunkra a megfelelő eszközt, de felkérhetünk külső technikai szolgáltatót is.
Vezeték nélküli távirányító az előadásokhoz
Az előadók dolgát könnyíthetjük meg, ha nem kell külön embert megkérniük a prezentációk kezeléséhez. A vezeték nélküli távirányító ma már alapvetésnek számít, de azért nem árt rákérdezni.
Mikrofonok
A kifogástalan hangminőséghez professzionális mikrofonok kellenek. Ezek egyáltalán nem olcsók, ráadásul több is kell belőlük, szóval nem árt, ha a helyszínen vagy a technikai szolgáltató partnernél rendelkezésre állnak.
A helyiség megfelelő akusztikája
Rettentően zavaró lehet, ha a rendezvény egy visszhangos, rossz akusztikájú helyiségben zajlik. Élőben is nehéz lesz követni az előadókat, online pedig egyenesen rettenetes élménnyé válik.
Kamerák
A hang mellett a képminőségre is adnunk kell, ehhez pedig minimum HD-felbontású kamerák szükségesek.
Megfelelő fények
A legjobb kamerák is csak akkor adnak hibátlan képet, ha elegendő fény áll rendelkezésre. Az előadókat tehát úgy kell bevilágítani, hogy online is látható legyen minden részlet.
Az esemény napirendjének felépítése
Az agenda, vagyis napirend egy hibrid rendezvénynél hatványozottan fontos, mert sokféle elemet kell összehangolni. Amikor nekilátunk a program megírásának, döntsük el, hogy mely tartalmak mennek majd élőben, és melyeket sugárzunk felvételről. Ha tengerentúli előadóink is lesznek, vegyük figyelembe az időeltolódást – aligha szeretne bárki hajnali kettőkor a kamerák elé ülni.
Végül arra is gondoljunk, hogy mi történik az előadások közötti szünetben, hogyan telik majd ez az idő, milyen programokat nyújtunk az online és offline közösségnek. Egy konferencia általában a networkinget, vagyis kapcsolatépítést is szolgálja. Gondoljuk át, mi lesz ennek a módja pontosan: hogyan tudnak kapcsolatba lépni egymással a helyszínen lévők és a laptokok előtt ülők.
Tippek a sikeres hibrid esemény megszervezéséhez
A megfelelő és tökéletes feltételek még nem jelentenek garanciát a sikerre. Sőt, manapság alapelvárás a résztvevők és előadók részéről, hogy kifogástalan legyen a kép és a hang. Valamivel azonban mégis ki kell tűnnie a rendezvényünknek a tömegből, hogy felkeltsük az emberek figyelmét és örök emléket biztosítsunk a résztvevőknek.
Ehhez igen jó kiindulás alap, ha a látványt próbáljuk feldobni. Az egyedi gyártású, és a rendezvényünk témájához szervesen kapcsolódó díszletek nemcsak jól néznek ki, de a figyelmet is erősebben ragadják meg. Tervezzünk tehát különleges színpadelemeket vagy gyártassunk olyan hátfalat, amitől elakad az emberek lélegzete. A nagy felbontású LED falak sem számítanak megfizethetetlennek,
márpedig ezeken óriási méretben vetíthetünk tetszőleges videót, animációt.
A rendezvény streamjét felfoghatjuk úgy is, mint egy élő tévéközvetítést. Ahhoz, hogy ez igazán hatásos legyen, egyetlen kamera aligha lesz elegendő. A több kamerás stream azonban máris profi benyomást kelt, és segít a hallgatóknak a bevonódásban. Egy beszélgetésnél az egyik emberről a másikra vághatunk, megmutathatjuk a közönség reakcióit vagy éppen az előadó nézőpontját a háta mögött elhelyezett kamerával.
Az online résztvevők értelemszerűen kimaradnak az üdvözlő ajándékokból, ami nem jelenti, hogy őket ne lephetnénk meg valamivel. Például olyan exkluzív tartalmakkal, amiket ők kapnak meg e-mailben. Ilyen lehet egyebek mellett egy-egy interjú az előadókkal vagy olyan on-demand tartalmak, mint a videók, prezentációk, részletesebb anyagok.
Igazán különleges élményt nyújthatunk a rendezvényünk mobil alkalmazásán keresztül is. Az alkalmazást ezer és egy dologra lehet használni: agenda letöltése, programkeresés, networking, chat, Q&A, visszajelzés, workshop, játékok, prezentációk követése stb. Egy mobilalkalmazás fejlesztése nem két perc, de megéri a fáradtságot.
Hibrid rendezvény zökkenőmentesen
A hibrid események újkeletű műfajnak számítanak, így teljesen érthető, ha nincs tapasztalatod a megszervezésükben. Mivel kétféle kritériumnak is meg kell felelned, a feladatok sokrétűek és tetemesek. A jó hír az, hogy nem kell mindent egyedül csinálnod: bízz meg szakembereket a szervezéssel, hogy a hibrid rendezvényed garantáltan emlékezetes legyen.
Az AKCongress csapata a rendezvény minden területén támogat a költségvetés megtervezésétől a helyszín kiválasztásán át a komplett helyszíni csomagig. Ami pedig a rendezvényed online részét illeti, olyan innovatív megoldásokkal állnak rendelkezésedre, mint a videó-chat, a különféle interaktív játékok vagy éppen a virtuális városnéző program.