Bár a koronavírus-járvány hatására jelentősen átalakult a konferenciák világa, és a rendezvények túlnyomó többsége az online térbe került át, az igény a konferenciákra cseppet sem csökkent. A rendezvényszervező cégek is alkalmazkodtak az új kihívásokhoz, így ma már a virtuális konferenciák is teljes körű élményt kínálnak a résztvevőknek. A közönség pedig el is várja a színvonalas lebonyolítást, ezért a professzionális szervezés elengedhetetlen.
Egy felkészült, szakemberekből álló csapat nemcsak egyszerűbbé teszi a rendezvény lebonyolítását, de az előkészületekben is nagy segítséget nyújt. Már a legelején, a költségvetés tervezésénél becsatlakoznak a folyamatba, melletted állnak a helyszín kiválasztásában, a marketing megtervezésében és persze gondoskodnak róla, hogy minden egyes résztvevő elégedetten, élményekkel telve távozzon. A konferenciaszervező cég kiválasztása azonban nem is olyan egyszerű. Cikkünkkel segítünk jó döntést hozni.
Miért járunk konferenciákra?
A tudásnál aligha létezik napjainkban értékesebb dolog. Persze felszippanthatod az ismereteket az internetről, könyvekből vagy tanulmányokból is, de ugyan mi lehetne hatékonyabb, mint a szakma legjobbjaitól tanulni? Egy konferencián a szakterületed kiemelkedő előadóit hallgathatod meg, és a legfrissebb kutatási eredményekhez juthatsz hozzá. Sőt, a kapcsolataidat is építheted, ami szintén nem utolsó szempont a karriered, a tanulmányaid vagy a vállalkozásod szempontjából.
A kapcsolatok pedig megbízásokhoz is vezethetnek, vagyis munkakeresés szempontjából is érdemes konferenciákra járni. Természetesen léteznek kifejezetten állásbörze-jellegű rendezvények is, ahol a legnagyobb vállalatok próbálnak munkaerőre vadászni. Akkor is jó ötlet konferenciára járni, ha te is tartanál egyet. Kifigyelhetsz praktikákat, meglesheted, mik az előadók kommunikációs mesterfogásai és esetleg mi az, amit hiányolnak a résztvevők a szervezés kapcsán.
A konferenciák aranyszabályai
Ha eldöntötted, hogy belevágsz a konferenciaszervezésbe, érdemes tisztában lenned a kritériumokkal, amik minden rendezvényen érvényesek. Legyen szó online vagy offline formáról, a téma meghatározása elengedhetetlen. Legalább ilyen fontos, hogy időben elkezdd a szervezést, hiszen egy nagyobb volumenű konferencia életre hívása egy évet is igénybe vehet.
A lehetőségeidet természetesen alapvetően befolyásolja, hogy mekkora büdzsé áll rendelkezésedre. Ezzel kapcsolatban rengeteg tétellel kell számolnod: helyszín, catering, adott esetben szállás, marketing és még sorolhatnánk. Online konferenciánál pedig a megfelelő technika (hang, kép, fény, látványelemek) biztosítása kerülhet komolyabb összegekbe. Az előadók pedig mindkét esetben pénzt vagy valamilyen támogatást kérhetnek az előadásért, szóval ezt is kalkuláld be a költségvetésedbe.
Célszerű egy mindenre kiterjedő forgatókönyvet írnod a rendezvényedhez, ami lépésről lépésre tartalmazza a menetrendet és a kulcstényezőket. Hol fognak parkolni a résztvevők? Hol lesz majd az étkezésre kijelölt hely? Online konferencián hogyan tudnak kérdésre jelentkezni? Azt is érdemes átgondolnod, hogy milyen esetleges problémák léphetnek fel, és ezekre hogyan tudsz azonnal és érdemben reagálni (pl. elmegy a hang, lefagy a projektor stb).
Online vs. offline konferencia
Ahogy már említettük, a konferenciák elképesztően népszerűek. A felfutásukat az elmúlt években segítette az internet és az okostelefonok elterjedése, valamint az egyre nagyobb információ- és tudáséhség. Egyes konferenciákon, ahol a szponzorok jelenléte ezt megengedi, akár ingyen is hozzá lehet jutni az értékes tudáshoz, ráadásául ma már az idő sem szab gátat a részvételnek. Egy rögzített, online meetinget akár este, tévézés helyett is megtekinthetünk.
A konferenciadömping miatt joggal merül fel a kérdés, hogy melyik a jobb választás: az online vagy a hagyományos, személyes konferencia? Mindkét megoldásnak megvannak az előnyei és a hátrányai. Az online konferencia szervezése például olcsóbb lehet, kevesebb idő- és térbeli korláttal kell számolnod, ráadásul kényelmesebb is az előadóknak és a résztvevőknek (hiszen nem kell autóba ülniük vagy átrepülniük a fél világot).
Az offline konferencia ugyanakkor néhány területen egész egyszerűen verhetetlen. A személyes részvétel varázsát a legjobb webkamera sem adja vissza, ráadásul a kapcsolatépítés is könnyebb szemtől szemben. Egy hagyományos rendezvény formálisabb, vagyis teljesebb élményt kínálhatsz a meghívottaknak. Egy szép helyszín pedig egyedi hangulatot varázsol, így emlékezetesebb lehet a konferenciád, mintha mindenki otthon, a fotelben hallgatná végig.
Hogyan történik a konferenciaszervező cég kiválasztása?
Az igényeink felmérése
Már volt szó róla, hogy mit kell átgondolnod, mielőtt belevágnál a szervezésbe, de azért vegyük át még egyszer: téma, résztvevők száma, technikai igények, helyszín, költségvetés. Az sem mindegy, hogy céges rendezvényt tervezel, esetleg tudományos konferenciát, szakmai továbbképzést vagy workshopot, netán termékbemutatót. Ezek ugyanis mind befolyásolják, hogy kit bízhatsz meg a rendezvény lebonyolításával.
A konferenciaszervező cég felkutatása
Ha beütöd a konferenciaszervező cég kulcsszót a Google-be, több mint 8000 találatot kapsz. Ember legyen a talpán, aki ennyi lehetőségből megtalálja a legjobbat. Persze nem lehetetlen, és néhány ajánlatot kérhetsz ezzel a módszerrel is. Hatékonyabb azonban, ha az általad tervezett konferenciákhoz hasonlókat keresel. Nyugodtan vedd fel a kapcsolatot a szervezőkkel, és kérdezd meg őket, melyik céggel szerződtek a konferencia lebonyolítására. Amennyiben pedig egy különösen jól sikerült rendezvényen jársz, érdeklődd meg, ki áll szervezés mögött. A Magyarországi Rendezvényszervezők és Szolgáltatók Szövetsége honlapján is tájékozódhatsz és gyűjthetsz kontaktokat; az itt megtalálható cégek mind magas szakmai színvonalat képviselnek.
Akármilyen módszerrel bukkansz is rá a szóba jöhető, rendezvények szervezésével foglalkozó cégekre, fontos, hogy több vállalkozástól is kérj árajánlatot. Ezzel nem csupán a pénztárcádat kímélheted, de szakmailag is a legjobb döntést hozhatod. Hiszen könnyen lehet, hogy valamelyik vállalkozás olyan ötlettel áll elő, amire te nem is gondoltál. Persze az is előfordulhat, hogy a te konferenciád nem igazán illik a kiszemelt cég tevékenységi körébe, és arra is ügyelned kell, hogy akit megbízol, jól ismerje a konferencia célközönségét.
Amikor már sikerült leszűkítened a kört néhány rendezvényszervezőre, ne légy rest referenciákat kérni. Egy valóban profi, tapasztalt vállalkozásnak ez aligha okozhat gondot, hiszen bizonyára készítenek felvételt, fotókat az általuk megtartott konferenciáról. Ha ezt elküldik neked, máris látni fogod, milyen volt a kép- és hangminőség, mennyire volt profi a látvány, gördülékeny a szervezés. Ez azonban még mindig nem minden: nyugodtan olvass utána, milyen reakciók érkeztek a résztvevőktől és az előadóktól. A legtöbb cég mindezeket a honlapjára is kiteszi.
Végül interjúztasd meg azokat a cégeket, akikkel el tudod képzelni a közös munkát. Nem muszáj személyesen csinálnod, bőven elég, ha kiküldesz egy előre összeállított kérdőívet, amin felteszed a legfontosabb kérdéseket. Mióta foglalkoznak konferenciák rendezésével? Melyik munkájukra a legbüszkébbek? Mekkora rendezvények megtartásában van tapasztalatuk? Vállalnak online és offline konferenciát egyaránt? Kérdezz rá mindenre, ami szerinted elengedhetetlen a sikerhez.
Végre megvan a konferenciaszerveződ! Most már csak azt kell tisztázni, hogy pontosan mit biztosítanak ők, és mit kell neked intézned. Lehet, hogy az adott cég mindent átvesz tőled, de megeshet, hogy egy-két részfeladat rád hárul. Ha például nagyon speciális technikai igényed van, lehet, hogy egy harmadik vállalkozót is be kell vonnod a szervezésbe. Érdemes tehát előre tisztázni, hogy a megbízott rendezvényszervező milyen technikai és humán erőforrásokkal rendelkezik.
A konferencia jogi feltételei
A 2018-ban az egész Európai Unióban bevezetett GDPR, vagyis általános adatvédelmi rendelet szigorúan szabályozza, ki, miért és hogyan készíthet másokról kép- és hangfelvételt, illetve, hogyan tárolhat személyes adatokat. Erre pedig neked is fel kell készülnöd, hiszen akik regisztrálnak a konferenciádra, megadják a nevüket, telefonszámukat, e-mail címüket. Ha pedig videófelvétel is készül, a résztvevők beleegyezése szükséges.
Ezt a legkönnyebben úgy oldhatod meg, ha már a meghívó e-mailben tájékoztatod a résztvevőket, majd a regisztrációs felületen hozzájárulást kérsz a kép- és hangfelvételhez. Egy jó adatvédelmi tájékoztatóra lesz szükséged, mert egyértelműnek kell lennie, hogy ki az adatkezelő, mi az adatkezelés jogalapja és mennyi a megőrzési idő.
Miért bízzuk profi csapatra a szervezést?
A kérdés helyesen úgy hangzana, hogy miért ne bíznánk profikra a feladatot? Hiszen a konferencia tökéletes szervezésén rengeteg múlhat. Egy amatőrnek ható, kaotikus rendezvény komoly csorbát ejthet a saját vagy a céged megítélésén, ráadásul könnyen meghiúsíthatja a céljaidat. Aligha szerzel új vásárlókat, tanulmányi lehetőséget, ha mindenki csak arra emlékszik, hogy nem volt elég ülőhely, nem hallottak semmit az előadásokból vagy jéghideg volt a kávé.
Tapasztalat nélkül rengeteg buktató áll előtted, és legalább egy tucat dologhoz kéne értened. Például a logisztikához, hiszen a technikai eszközöknek, az ételnek és az italnak, és persze a vendégeknek is el kell jutniuk a rendezvényhelyszínre. A hangosítás sem olyan könnyű, mint elsőre tűnik. Egy nagyobb teremben tökéletes akusztikát kialakítani szakembert kíván. Ahogy a regisztrációs holnap elkészítése és vagy éppen az igényes prezentációk létrehozása is. Meg kell finanszíroznod a rendezvény teljes pénzügyi hátterét is, számlákat kell kiállítani és befogadnod, ezekhez pedig ismerned kell a rendezvényekre vonatkozó speciális szabályozásokat is. Mindez nagyban eltérhet a céged alaptevékenységétől.
Egy rutinos konferenciaszervező cég megbízásával talán drágább lesz a rendezvényed, de rengeted idegeskedéstől és nem várt nehézségtől kímélheted meg magad. A profi szakemberek pontosan tudják, milyen típusú rendezvényhez, közönséghez milyen megoldások passzolnak, így senki nem távozik majd csalódottan a helyszínről vagy a monitor elől. Adott esetben minden feladatot átvesznek tőled, és ők kommunikálnak a vendégelőadókkal és a résztvevőkkel is. Márpedig az udvarias, mégis határozott, lényegre törő kommunikáció elengedhetetlen, ha több tucat ember munkáját kell koordinálni. Ha szükséges, előre finanszírozzák a rendezvényt, leveszik a válladról a számlázási nehézségeket is.
Hogy a lényegre koncentrálhass
Amikor konferenciaszervezésre adod a fejed, alighanem valamilyen konkrét cél lebeg a szemeid előtt. Értékes tudást szeretnél átadni, be akarod mutatni a kutatási eredményeidet vagy a termékedet, esetleg továbbképeznéd a kollégáidat. Aligha hiányzik, hogy neked kelljen bíbelődni a kábelekkel, gondoskodni a harapnivalóról, esetleg összeállítani a menetrendet. Te és a vendégeid is jobban jártok, ha kiválasztasz egy konferenciaszervező céget, akik elvégzik helyetted a fontos munkálatokat.
Nyitókép: Végel Dánial
