A rendezvényszervezés sikerének két alappillére van: a jól szervezettség és a szakmai tartalom. Aki értéket szeretne teremteni ezen a területen az tudja, hogy egyiket sem hanyagolhatja el, a tudományos konferenciák világában pedig ez a két feltétel szorosabban összefonódik, mint bármilyen más esemény előkészítése során.
Az absztraktok összegyűjtése, bírálata és további feldolgozása több szakterület képviselőjének együttműködéseként valósulhat meg. Amikor konferenciaszervezésre adod a fejed, azt is el kell döntened, hogy milyen módon fogadod majd az absztaktokat. Cikkünkben több lehetőséget is bemutatunk, és azt is megtudhatod, miért az erre a célra kifejlesztett szoftverek bizonyulnak a legjobb választásnak.
A konferencia absztraktokról általában
Egy konferencia absztrakt jellemzően három célt szolgál: felkelti a figyelmet az előadás iránt, vagyis akár egyfajta marketingeszközként is felfoghatod. Az absztrakt emellett irányt mutat az olvasóknak, például a konferenciaszervezők és a bíráló bizottság számára is. Egy egyoldalas dokumentum lényegesen gyorsabban átfutható, mint egy több ezer karakterből álló tanulmány, így könnyen eldönthető, hogy az előadás megüti-e a szükséges színvonalat. Végül az absztrakt arra is jó, hogy utólag mindenki felidézhesse, pontosan miről is beszélt az előadó, és mik voltak a téma sarkalatos pontjai.
Az absztraktok formai és tartalmi követelményei az egész világon nagyjából egyformák. Egy kivonat általában nem hosszabb egy A/4-es oldalnál, vagyis durván 1500-2500 karakternél. Képek, grafikonok és táblázatok is bekerülhetnek a szövegbe, az absztrakt felépítése pedig többnyire így néz ki: Cím, Szerzők, Kulcsszavak, Bevezetés és célok, Vizsgálati módszertan, Eredmények, Konklúzió, Hivatkozások.
Tudományos munkáról lévén szó, nagyon fontos, hogy egy absztraktban tilos „rizsázni”. A kurta terjedelem miatt nincs is rá lehetőség, és amúgy sem érdemes mellébeszéléssel próbálkozni. Egy absztrakt mindenképpen a szakzsargon ismeretével és használatával készül, és jól követhető, világos logika mentén épül fel. Ezek a legfőbb kritériumok, amit az egységesség miatt vezettek be. Konferenciaszervezőként természetesen egyedi kritériumokat is megszabhatsz, erről azonban mindig tájékoztasd az előadókat.
Ezek közül a benyújtási lehetőségek közül választhatsz
Papír
Igazi “oldschool” lehetőség lenne a papír alapú, postai absztrakt benyújtás, ám manapság már elektronikus adatközlés használatos ezen a téren is. A személyes összejöveteleken viszont még lehet találkozni nyomtatott absztraktkötettel, ahol adott tematika alapján minden, a konferencián elfogadott absztrakt felsorolásra kerül, természetesen szerkesztést, tördelést követően.
E-mail-címe mindenkinek van, ezért elsőre jó ötletnek tűnhet, hogy ilyen módon kérd be az absztraktokat, ráadásul elterjedt megoldás még ma is. Igen ám, de több száz dokumentum után már nehezen tudod majd követni, hogy mikor mi érkezett be, mit küldtél tovább bírálatra, és mire válaszoltak már az ítészek. A bírálati eredményeket aztán el kell juttatnod az előadóknak is, ami megint csak hatalmas munka, nem beszélve arról, hogy a végleges absztraktokból még kötetet is kell szerkeszteni.
A konferencia weboldalán keresztül
Megbízható megoldásnak számít, aminek ugyanakkor megvan a hátránya is. Elsősorban az, hogy egy nagyon profi honlapot kell készítened a konferenciádhoz, ami képes kezelni a dokumentumokat, és képes megfelelő jogosultságokat kiosztani az egyes felhasználóknak. Egy ilyen rendszer felépítése és fenntartása sokszor költségesebb, mint önálló absztraktbenyújtó szoftvert vásárolni.
Absztraktbenyújtó rendszerek
Ezzel pedig el is jutottunk a legkézenfekvőbb és legtöbb lehetőséget biztosító módszerhez. Az absztraktbenyújtó rendszerek (pl. AbstractWare/ConfWare, Submittable, OpenWater, Exordo, EasyChair) nagyban megkönnyítik a munkádat és persze a résztvevők előadásbejelentését is. Egyetlen felületen zajlik majd a bejelentés, a bírálati folyamat és a bírálati eredmények kiértesítése is. Mindez egy bárki által könnyen használható platformon.
Az AbstractWare absztraktbenyújtó rendszer
Amennyiben olyan programot keresel, ami elsősorban az absztraktok benyújtásában és kezelésében segít, akkor az AbstractWare a jó választás. Ez az online rendszer minimálisra csökkenti a hibalehetőséget, ami – mondani sem kell – hatalmas könnyebbség neked és az előadóknak is. A programon belül lehetőséged van bírálati csoportokat létrehozni és hozzájuk rendelni a bírálókat. Nem kell tehát se e-mailt, se levelet küldened, vagy éppen telefonálgatnod.
Az absztraktok elbírálását könnyedén nyomon követheted a rendszeren belül, sőt azt is eldöntheted, hogy pontosan milyen bírálati módszert szeretnél. Választhatsz vak bírálatot, amikor az ítészek nem látják egymás bírálati eredményeit. Mezőkitöltéses absztraktbenyújtás esetén megvalósítható a kétszeresen vak bírálat is, amely még tovább növeli az objektivitást, hiszen ebben az esetben a bírálók absztraktok szövegén kívül semmi egyéb információval nem rendelkeznek, azaz nem tudják a kutató nevét, affiliációját, a kutatásban résztvevők névsorát. Amikor a bírálat befejeződött, a résztvevők e-mail formájában értesülhetnek az eredményéről.
ConfWare konferencia regisztrációs rendszer: absztraktbenyújtás és minden más
A ConfWare konferencia regisztrációs rendszerrel könnyű dolgod lesz, hiszen ez a szoftver több fronton is megkönnyíti majd a konferenciaszervezést és segít elkerülni a szervezési hiábákat. Már a regisztrációt is személyre szabhatod, vagyis az esemény típusához igazíthatod a folyamatot. Ugyanez a helyzet a regisztrációs díjjal: határidőhöz rendelheted a fizetést, különböző kedvezményeket és kuponokat állíthatsz be, a vendégeid pedig kényelmesen, a bankkártyájukat használva is fizethetnek (akár devizában is).
De amitől igazán egyedi a ConfWare, az az integrált absztrakt benyújtási és bírálati lehetőség, ami egy kötetszerkesztő funkcióval teszi fel a pontot az i-re!
A ConfWare-nek köszönhetően mindent egy helyen intézhetsz, így se neked, se az előadóknak, sea vendégeknek sem kell tucatnyi felülettel megismerkedniük. Az előadók egyetlen szoftvert használva tölthetik fel a kivonatokat vagy a teljes cikket (amennyibe erre is szükség van), amiről azonnal visszaigazoló e-mailt is kapnak. Az absztraktok bírálata is a ConfWare-en belül történik, így az ítészek munkája is teljesen transzparenssé válik majd. A konferenciaregisztrációs-rendszer akkor jó választás, ha kényelmes és korszerű szolgáltatást szeretnél nyújtani a vendégeknek, az előadóknak, a tudományos szervezőknek és bírálóknak, na és persze magadnak.
További előnyei az ingyenes demo, a regisztrációs díj menedzselése, egyedi kedvezmények biztosítása, kétféle absztraktbenyújtási mód, a dokumentumok a benyújtás után is módosíthatók, absztraktkötet generálása, értesítés a bírálatról, és még sok-sok praktikus lehetőség.
Nem absztrakt tudomány
Az absztraktokra – mint láthattad – nagyon komoly szabályok és elvárások vonatkoznak. Éppen ezért a benyújtók is elvárják, hogy a beadás és az elbírálás folyamata zökkenőmentes és átlátható legyen, a bírálati kritériumok pedig egyértelműek. Rossz fényt vet a konferenciádra, ha már a szervezésnek ebben a korai szakaszában fejetlenség mutatkozik. Nem érdemes tehát kockázatnod!
Mind az AbstractWare, mind a ConfWare használatával elkerülheted a kellemetlenségeket, sőt kifejezetten jó benyomást kelthetsz egy professzionális, könnyen kezelhető szoftverrel. Az AKCongressnél természetesen akkor is állunk rendelkezésedre, ha a konferencia teljes lebonyolítását ránk bíznád. A pályázati, előkészítési szakaszban épp úgy számíthatsz ránk, mint a lebonyolításában. Több mint egy évtizedes tapasztalatunk a garancia a kiemelkedő, nemzetközi színvonalra.
Nyitókép: Shutterstock
