Egy rendezvény megszervezése sosem volt olcsó mulatság, napjainkban azonban az infláció miatt még magasabb összegekkel kell számolnunk. Elengedhetetlen tehát a tudatosság, vagyis egy részletes és jól átgondolt rendezvénybüdzsé összeállítása, ami segít kézben tartani a kiadásokat. Annál is inkább, hiszen maga az esemény kerül veszélybe, ha szervezés közben egyszer csak kifutunk a pénzből.
Az is igaz természetesen, hogy minden rendezvény más és más. Egészen eltérő költséggel bír egy kétórás online workshop, mint egy több napos kihelyezett előadás-sorozat. Ettől függetlenül léteznek olyan költségek, melyek minden esetben felmerülnek. A következőkben ezeket vizsgáljuk meg közelebbről, hogy a rendezvény költségvetése biztosan elegendő legyen.
Hogyan kezdjünk neki egy rendezvény-költségvetés összeállításának?
Hogy a költségvetésünk a valóságban is megállja majd a helyét, nem árt, ha első körben összeszedjük az esemény legfontosabb részleteit. Érdemes az alábbi kérdéssor mentén haladni, és egyesével megválaszolni őket, hogy pontos és megalapozott büdzsét készíthessünk.
Milyen típusú rendezvényt kívánunk szervezni?
Ennél fontosabb kérdés aligha létezik, mert a rendezvény „műfaja” döntően befolyásolja, hogy mekkora összeget kell összeszednünk és beosztanunk. A rendezvény típusa lehet kongresszus, szeminárium, szimpózium, workshop, továbbképzés, csapatépítés – és ezek mindegyike eltérő anyagi igényeket támaszt velünk szemben.
Az sem mellékes, hogy milyen időtartamban gondolkodunk, hiszen egy pár órás workshop lényegesen olcsóbb (általában legalábbis), mint egy több napos konferencia. Ahogy azt is mindenképp át kell gondolnunk, hogy milyen helyszínen tartanánk a rendezvényt. Házon belül alighanem kedvezőbb lesz az ár, míg egy kihelyezett rendezvény (pl. hotelbe, konferenciaközpontba, rendezvényterembe) drágább.
Milyen segítséghez folyamodhatunk?
Egész biztos, hogy mások is rendeztek már hasonló eseményt, mint a miénk. Ha pedig így van, nem szégyen megérdeklődni, hogy milyen költségvetéssel dolgoztak, és mely tételek jelentették a legnagyobb kiadást. Ez mindössze egy e-mail, amivel semmit sem veszíthetünk. Sőt, az interneten akár sablonokat is találhatunk, melyek a leggyakoribb kiadásokat tartalmazzák rendezett formában.
Mivel az eseményünk büdzséje sok-sok apró tételből áll majd össze, nem szerencsés papíron vezetni a kiadásokat. Már az Excel vagy a Google Spreadsheets is nagy segítség, hiszen azonnal láthatjuk a végösszeg módosulását, ahogy egy részösszeget kiveszünk vagy hozzáadunk. Arról nem is beszélve, hogy akár csoportosan is szerkeszthetjük az online tárolt dokumentumot.
Nagyban megkönnyíthetjük a saját dolgunkat, ha a rendezvény-költségvetés összeállítása előtt végzünk némi piackutatást. Így máris reális képünk lehet, hogy aktuálisan milyen áron foglalhatók a helyszínek, a catering vagy a technika bérlése. Az egyes árajánlatok beérkezésénél is jól jön majd a piackutatás, mert tudni fogjuk, hogy a kapott összeg reális-e vagy jóval az átlagár feletti.
Milyen bevételekkel számolhatunk?
Amikor elkezdjük az előkészületeket, alighanem számba vesszük, hogy mekkora költségvetés áll a rendelkezésünkre. De vajon pontosan hogyan áll össze, milyen forrásokból származik a rendezvényre szánt összeg? Egyszerűbb lesz követnünk a bevételeinket, ha már ezeket is előre összegyűjtjük. Mennyi a saját forrásunk a büdzsében? Mekkora összeggel számolunk támogatóktól, partnerektől vagy a résztvevőktől? Ez abban is segít, hogy folyamatosan nyomon kövessük a bevételeink alakulását.
Milyen költségek merülhetnek fel és hogyan csoportosíthatjuk őket?
Többféle módszer is létezhet, melyekkel csoportosíthatjuk és áttekinthetővé tehetjük a várható kiadásainkat. A legkézenfekvőbb az, ha fontossági sorrendben vesszük sorra a költségeket. Mi az, amire mindenképp költenünk kell (pl. helyszín, hangosítás, étel, ital stb.)? Melyek azok az elemek, amik bár előnyösek, képesek lennénk lemondani róluk, és mik azok, amelyeket nem bánnánk, ha a rendezvényen mégsem valósulnának meg.
Az is egy bevett megoldás, ha két részre bontjuk a kiadásokat. Az egyik ilyen lehetőség, hogy a dologi kiadásokat és a szolgáltatási díjakat külön kezeljük. Ugyanilyen hasznos, ha a fix kiadásokat elkülönítjük a változóktól. Utóbbi kategóriába azok a költségek kerülhetnek, melyeket erősen befolyásol, hogy hány fő jön majd el a rendezvényünkre.
10 költség, amivel mindenképp tervezned kell a rendezvény-költségvetés összeállításakor
Az esemény helyszíne – bérlési költség
A rendezvényszervezés költségvetésében jellemzően a helyszín bérleti díja jelenti az egyik legnagyobb kiadást. Hogy pontosan mekkora összeget, azt persze sok tényező befolyásolja. Egy balatonparti vagy belvárosi luxushotel esetében több milliós összegről is beszélhetünk egy több napos konferenciánál. Ennél persze olcsóbb lehetőségek is a rendelkezésünkre állnak, érdemes tehát komoly utánajárással megtalálni a legjobb ár-érték arányt biztosító helyszínt.
Technikai felszereltség bérlésének költsége
Egy színvonalas rendezvény modern technikát igényel. Gondoljunk csak a hangosításra vagy a vetítésre. Semmiképp nem éri meg ezeket az eszközöket megvásárolni, jobban járunk, ha csak az adott időtartamra béreljük ki őket. Egy profi videósra, fényképészre is szükség lehet, aki megörökíti az eseményt, a bonyolultabb technikákhoz pedig érdemes szakembert alkalmaznunk.
Catering
Amennyiben ital és étel is társul a rendezvényhez, mindenképp szerződnünk kell egy erre szakosodott céggel, vagy a hotel/rendezvényközpont saját konyháját vesszük igénybe. A catering jelenthet kávét, üdítőt, illetve süteményt, pogácsákat, de az sem ritka, hogy ebéd vagy vacsora is jár a rendezvény belépője mellé. Utóbbi megoldás sokkal nagyobb kiadást jelent.
Előadók díja
A szórás ebben az esetben is hatalmas, hiszen egyáltalán nem mindegy, hogy hányan adnak elő, vagy hányan ülnek egy kerekasztal-beszélgetésnél. Az is jelentős költséget jelent, ha ismert embereket, hírességeket kérünk fel a rendezvényünkre – ők egyben erős vendégcsalogató funkcióval is bírnak. Mindenképp mérjük fel előre a tiszteletdíjakat, és az alapján határozzuk meg a fellépők, előadók számát.
Utazási és szállásköltségek
Az előadók, fellépők kapcsán nem csupán a tiszteletdíjukat kell belekalkulálnunk a kiadásainkba. Az is megeshet, hogy más városból, más országból érkeznek a rendezvényünkre, ilyenkor pedig az utazási és szállásköltségeiket is nekünk kell állnunk. A tengerentúli repülőjegyek meglehetősen költségesek, és azzal is számoljunk, hogy útiköltséget fizessünk annak az előadónak, aki saját autóval jut el a helyszínre.
Kiszolgálószemélyzet költsége
Hogy a rendezvényünk zökkenőmentesen menjen, bizony segítségre lesz szükségünk. Kellenek emberek, akik fogadják és eligazítják a vendégeket és az előadókat. Felszolgálókat is alkalmaznunk kell, akik gondoskodnak a kiszolgálás magas színvonaláról. Egyes rendezvények esetében pedig biztonsági őröket is fel kell fogadnunk, hogy garantálják az esemény zavartalanságát.
Eseményhez készülő mobil app
Napjainkban az emberek mindent a mobiltelefonjukon intéznek, nagyban megkönnyíthetjük tehát a dolgukat, ha a rendezvényünkhöz saját alkalmazást tudnak letölteni. Ebben értesíthetjük őket a menetrendről, a hirtelen változásokról, a résztvevők pedig az appon keresztül regisztrálhatnak és adhatnak visszajelzést. Egy mobil alkalmazás bérlése is költséges lehet.
Marketingköltségek
Talán ezt a kiadást tudjuk a legjobban kontrollálni, hiszen csak rajtunk múlik, hogy mennyit szánunk a hirdetésekre. Mi tartozhat ide? Például Facebook- és Google Ads-hirdetések, online bannerek, a weboldalunk, ahol regisztrálni és tájékozódni lehet és még sorolhatnánk. Természetesen minél többet tudunk költeni marketingre, annál több résztvevőre számíthatunk. Mérlegeljük azonban, hogy mely felületeken van a legjobb esélyünk megszólítani a célcsoportunkat.
Reklámajándékok és egyéb kiegészítők
Egy kis figyelmesség sosem árt, amivel már a rendezvény kezdetén jó benyomást kelthetünk. Ezt a célt szolgálják a névtáblák, az asztalokon elhelyezett füzetek és tollak, és persze a repiajándékok. Utóbbi lehet egy könyv, egy kupon vagy más figyelmesség, aminek örülnek majd a megjelentek. Túlzásba azért ne essünk: ne a reklámajándék miatt legyünk népszerűek.
Nyomtatási költségek
Bár a rendezvényszervezés és -lebonyolítás nagy része megoldható online, valószínűleg szükségünk lesz nyomatott anyagokra is. A rendezvény plakátja, programja, a névtáblák és egyebek mind-mind papíralapú kiegészítők.
Erre érdemes figyelni, hogy ne szaladjanak el a költségek
Milyen egyéb költségek merülhetnek fel?
Még egy tudományos vagy szakmai konferencia esetében sem szerencsés, ha nem jut idő egy kis lazításra, kikapcsolódásra. Megfontolandó tehát, hogy szórakoztató programokkal színesítsük a rendezvényt például egy humorista vagy más előadóművész bevonásával. Ennek persze komoly ára lehet, amit nem biztos, hogy érdemes megkockáztatni – csak akkor költsünk ilyesmire, ha a költségvetésünk elbírja.
A dekoráció már nehezebb kérdés, mert némi díszítéssel mindenképp fel kell dobnunk a rendezvényhelyszínt. Itt azonban érdemes a kreativitásunkra hagyatkozni, és amit csak lehet, saját kezűleg, a kollégákkal elkészíteni (ez akár egy remek csapatépítő program is lehet). Végül számoljunk azzal is, hogy esetleg off-site eseményeket vagy úgynevezett szekció-programokat is társítanánk-e az eseményhez.
Hogyan csökkenthetjük a kiadásokat?
A leghatékonyabb költségcsökkentő módszer az, ha időben elkezdjük a szervezést. Minél korábban foglaljuk le a helyszínt, állapodunk meg a partnerekkel, beszállítókkal, annál jobb árban reménykedhetünk. Hasonlóan jó ötlet – külső helyszín esetén -, ha nem a csúcsszezonban tartjuk a rendezvényünket. Nyáron és karácsony környékén tele vannak a szállodák, és ilyenkor magasabb árakat is kérnek.
Tovább faraghatunk a kiadásokból, ha alaposan feltérképezzük a befogadó intézmény szolgáltatásait. Könnyen lehet, hogy rendelkeznek saját videó- és hangtechnikával (esetleg ezekhez értő szakemberrel is), így pedig ezekre nem kell külön költenünk. A catering kapcsán pedig általában igaz, hogy minél nagyobb tételben rendelünk, annál barátibb lesz a számla.
Érdemes az adózási kérdésekre is figyelni
Ritka, hogy egy workshopot, tréninget vagy konferenciát magánemberként szerveznénk. Jellemzően egy cégen keresztül zajlik az esemény, ami felvet bizonyos adózási kérdéseket is. A jog alapvetően három költségtípust különböztet meg rendezvények esetében: rendezvényköltségek, reprezentációs költségek és azonos feltételek mellett nyújtott juttatások.
Az igazán nehéz ezek közül a reprezentációs költség, hiszen sokszor nem egyértelmű, hogy egy-egy elem ebbe a kategóriába tartozik-e. Ha valami nem tiszta számunkra, akkor mindenképpen kérdezzünk meg erről egy szakembert.
Teendőink a rendezvény után
A nagy nap után is akadnak még teendőink, amik akár költségekkel is járhatnak. Semmiképp nem maradhat el az elégedettségmérés, hogy pontos képet kapjunk a rendezvényünk minőségéről. Ez történhet e-mailben vagy telefonon is. A szakmai beszámoló és a pénzügyi elszámolás is plusz feladatot jelent a rendezvényünk utáni időszakban.
Rendezvény-költségvetés szakemberektől
Ahogy olvashattad, a rendezvény költségvetése sokrétű dokumentum, amin viszont az esemény sikere múlik. Ráadásul nyugodtabban és a lényegre koncentrálva szervezheted a konferenciát, workshopot vagy csapatépítőt, ha tudod, hogy a rendezvény fedezete rendben van. Pontosan ebben segít az AKCongress, az Akadémiai Kiadó konferenciák szervezésével foglalkozó csapata.
Már a rendezvényszervezés korai szakaszában melletted állunk, így természetesen a rendezvény költségvetés tervezésében is számíthatsz ránk. Ennél azonban többet is kínálunk: összeállítjuk a pályázati dokumentációt, és a kampányból is kivesszük a részünket azért, hogy résztvevőket toborozzunk. Ha pedig úgy döntesz, az eseményen is jelen leszünk, megszervezzük a programokat, gondoskodunk a regisztráció zökkenőmentes lebonyolításáról. Velünk a rendezvényed nemcsak anyagi, de szakmai siker is lesz!
