Az elmúlt időszakban átrendeződött az életünk, és ehhez mérten a szokásaink is megváltoztak. A személyes találkozások lehetősége lecsökkent, ezért gyakorlatilag minden átkerült a virtuális térbe. Online járunk színházba, mozi helyett streaming szolgáltatókon keresztül nézünk otthon, a kanapén ülve filmeket, a világ nagy múzeumait bejárhatjuk az interneten, digitálisan zajlik az oktatás, és nagyon sokaknál a munka is. Ennek megfelelően online zajlanak a megbeszélések és a különböző konferenciák is, legyen szó szakmai rendezvényről vagy tudományos előadásról.
Bár a személyes találkozó élményét nem helyettesíti semmi, egy online konferencia is lehet hasznos és eredményes, emellett pedig számos olyan előnye is van, amelyek miatt érdemes foglalkozni vele. Azon túl, hogy a szervezése lényegesen egyszerűbb, gyorsabb és költséghatékonyabb, mint egy hagyományos konferenciának vagy rendezvénynek, nagy előnye, hogy nem helyhez kötött. Ennek köszönhetően sok olyan előadáson is részt tudsz venni, amelyen korábban az utazás miatt idő vagy anyagi lehetőségek hiányában nem. Szervezőként pedig emiatt sokkal szélesebb körhöz tudod eljuttatni a részvétel lehetőségét.
Ugyan szervezés szempontjából könnyebb dolgunk van egy online konferenciával, egyvalamire nagyon oda kell figyelni: a technikai eszközökre, és azok minőségére. Egy sikeres online rendezvény elképzelhetetlen például megbízható internetkapcsolat, vagy megfelelő onlinekonferencia-szoftver nélkül. A következőkben ezekkel ismerkedünk meg részletesebben.
Az online konferenciák aranyszabályai
Korábban is voltak online konferenciák és előadások, azonban a pandémia miatt számtalan olyan esemény is a digitális térbe került át, melyekről korábban elképzelni sem tudtuk volna azt, hogy nem személyesen veszünk rajtuk részt. Így például a tudományos és üzleti konferenciák mellett tanfolyamokat, tréningeket, workshopokat, kiállításokat, színházi előadásokat, sőt, még koncerteket is tartanak online. Természetesen az utóbbi esetében ez csupán átmeneti megoldás a korlátozások idejére, de a tudományos, valamint az üzleti életben akár hosszabb távon is kivitelezhető a konferenciák virtuális megtartása.
A hatékony online konferenciák jellemzői
A szervezésnél alapvetően két dologra kell nagyon figyelni: helyszínre és előadókra. Olyan helyszínt válassz, amely stílusában és adottságaiban, felszereltségében is megfelel a konferenciának. Az előadók pedig legyenek felkészültek arra, hogy online rendezik az adott konferenciát. Ez ugyanis egészen más előadásmódot követel meg, mint egy élő rendezvény.
Bármilyen konferenciáról is van szó – legyen az online, vagy offline – a legfontosabb, hogy élmény legyen a résztvevők számára akár előadóként, akár hallgatóságként vannak jelen. Nincs is annál rosszabb, mint végigülni egy unalmas és száraz előadást, amely után azt érezzük, hogy ez inkább kivett belőlünk, ahelyett, hogy valamit hozzáadott volna az életünkhöz, a szakmai munkánkhoz. Éppen ezért, ha előadóként készülsz egy ilyenre, fontos, hogy élj a technika adta lehetőségekkel, használj kamerát, jobb minőségű mikrofont, és lehetőség szerint legyen interaktív az előadásod! A résztvevők ugyanúgy tudjanak kérdezni, ötletelni, mintha személyesen is ott lennének.
Tudjuk jól, hogy ezen konferenciák egyik nagyon fontos mozzanata a kapcsolatépítés, ezért mindenképp tarts szünetet, amikor a jelenlevőknek lehetőségük van ismerkedni és pihenni! Persze ehhez elengedhetetlen az is, hogy ne valamelyik, többnyire ingyenesonline platformot használd, hanem egy erre a célra kifejlesztett onlinekonferencia-szoftvert, amelyen belül kivitelezhető az is, hogy a szünetben a résztvevők tudjanak beszélgetni, ismerkedni, virtuálisan névjegyet cserélni, esetleg spontán esti sörözést szervezni
A virtuális konferencia feltételei
Ahogyan egy offline eseménynél, úgy az online konferencia esetén is vannak olyan elemek és kellékek, amelyek nélkül nem valósulhat meg.
- A megfelelő helyszín mellett szükség van tökéletesen működő eszközökre, kamerára, mikrofonra, további audiovizuális eszközökre, mint például hang- és videókeverő berendezések.
- Megbízható internet, és a rendezvény jellegéhez illő onlinekonferencia-szoftver pedig ugyanolyan része egy sikeres virtuális konferenciának, mint maga az előadó.
A legjobb onlinekonferencia-szoftverek
Egy online konferencia esetén a technikai feltételeken talán még nagyobb hangsúly van, mint egy személyes rendezvény esetén. Az online konferencia ugyanis teljes egészében a digitális térben zajlik, ezért a következőkre különösen oda kell figyelni:
- Időben szerezd be a résztvevők elérhetőségét, hogy ki tudd nekik küldeni a részvételhez szükséges meghívót, valamint a belépéshez az adatokat! Ne feledkezz meg arról sem, hogy nem elegendő a konferencia menetéről informálnod a hallgatóságot, tájékoztatnod kell őket a platformról is, ahol a konferencia zajlik majd. Érdemes erről is egy leírást mellékelned.
- A belépés nem biztos, hogy mindenkinek rutinból megy, ezért a bejelentkezésre mindig szánj legalább 20-30 percet. Ennek megfelelően a meghívókat soha ne az utolsó pillanatban küldd ki. Érdemes felkínálni egy-két előzetes alkalmat is, amikor a résztvevők kipróbálhatják a felületet és kérdezhetnek is, ha elakadtak
- Gondoskodj arról, hogy – jó esetben – a konferencia időtartama alatt, de legalább a bejelentkezés idejére rendelkezésre álljon olyan technikai személyzet, aki azonnal segíteni tud, ha bármilyen probléma felmerül! A technikai support mellett nem árt, ha a konferenciának van legalább egy „házigazdája”, azaz moderátora is, aki a kérdéseket tudja figyelni és kontrollálni.
- Készíts be mindent – ábrák, grafikák, prezentációk -, amit használni szeretnél, ne előadás közben kelljen ezzel az időt tölteni!
- Próbáld ki a kamerát, a mikrofont, a hangosítást, és minden egyéb eszközt, amit használni fogsz: jól működik, jól hallható és érthető, amit mondasz? Mi látható a kamerában?
- Megfelelő-e az internetkapcsolat és a platform, ahol az esemény zajlik.
Az onlinekonferencia-szoftverek előnyei
Az online konferencia színtere a digitális tér, éppen ezért nagyon fontos, hogy a megfelelő platformot válaszd. A tavalyi év eseményeinek hatására mára már szinte mindenki találkozott a Zoommal, a Teamsszel, vagy a Google Meettel. Ezek kiválóan alkalmasak, ha egy munkahelyi megbeszélésről van szó, de vajon ezek ideálisak egy online konferencia esetén is?
Nem egészen, ugyanis ezek számos olyan funkciót nem képesek kezelni, amelyek elengedhetetlenek egy eredményes és jól sikerült online konferencia esetében. Ilyen például a kérdezés és hozzászólás lehetősége. Az alapvetően online találkozókra kitalált platformok esetében a résztvevők számára egy chatablak biztosítja a kérdezés és a beszélgetés lehetőségét, ez azonban egy idő után követhetetlenné, érdektelenné
A másik problémát pedig az okozza, hogy az ilyen megoldások esetében a hallgatóság részéről is szükség van az adott platform telepítésére, ami kényelmetlenséget is okozhat. Emellett érdemes azt is tudni, hogy ezen felületek ingyenes verziója általában maximum 60 percet engedélyez, utána megszakítja a kapcsolatot. Mondanunk sem kell, hogy ez mennyire bosszantó.
Éppen ezért – főleg nagyobb létszámú – online konferenciák esetén kötelező onlinekonferencia-szoftvert használni, melyek az előbb említett problémákra és nehézségekre is megoldást kínálnak.
Így válassz online konferencia szoftvert!
A jó onlinekonferencia-szoftver alkalmazkodik a konferencia jellegéhez, használata egyszerű, és lehetőséget biztosít a kontaktcserére, és arra is, hogy a résztvevők szabályozni tudják a beszélgetéseiket.
A fenti elvárásoknak tökéletesen megfelel a Magyar Ügyvédi Kamara által is ajánlott Blue Jeans, amely böngészőből is elérhető, akár 100 fő részére is alkalmas. Emellett kérdés-válasz funkcióval, valamint képernyőrögzítéssel is rendelkezik, ezért alkalmas online konferenciák lebonyolítására is.
A Microsoft Teams ugyancsak elérhető böngészőből is, és regisztrálni sem kell a külső meghívottaknak, aminek köszönhetően használata kifejezetten egyszerű és felhasználóbarát. Egyszerre akár tízezren is csatlakozhatnak, így egészen nagy létszámú rendezvények lebonyolítására is alkalmas.
A Cisco Webex Meetings a világ egyik legkeresettebb onlinekonferencia-szoftvere, amely egyszerre akár 100 fő befogadására is alkalmas, és ingyenesen is elérhető. Igaz, ebben az esetben maximum 50 perces lehet egy-egy előadás. Cserébe azonban nagyon biztonságos, és számos hasznos funkcióval rendelkezik (pl.: képernyőmegosztás).
A Whova egy többszörösen díjnyertes rendezvény és konferencia alkalmazás, mely egyaránt használható élő, virtuális és hibrid eseményeken is. Az Egyesült Államokban ez az egyik legelterjedtebb online megoldás, melyet nagy cégek, egyetemek is használnak konferenciákon, expókon, üzleti találkozókon, vállalati eseményeken, és közösségi összejöveteleken. Számtalan funkciója van élő események támogatására, de egyre több megoldás kerül a rendszerbe, amelyek online konferenciákon is használhatóak. Ilyenek a virtuális kiállítás és a poszterszekció, melyek mind a résztvevők, mind a szponzorok, kiállítók kapcsolatépítési, ismerkedési törekvéseit segítik.
Hozzáértő csapat = kiváló szoftverek
Egy konferencia megszervezése komoly szakértelmet kíván akkor is, ha az online zajlik. Számtalan apróságra kell odafigyelni, ami kellő tapasztalat és rutin nélkül igencsak megnehezíti a dolgod. Éppen ezért érdemes szakértőkre bízni a konferenciák szervezését, hogy minden gördülékenyen történjen a résztvevők legnagyobb megelégedésére.
Amellett, hogy egy hozzáértő csapat leveszi a válladról a szervezés terhét, olyan professzionális eszközökkel – kamera, mikrofon, hangkeverő technika, stúdió, világítás stb. – is rendelkeznek, amelyeknek köszönhetően az online konferencia sikeressé és kifejezetten élvezhetővé válik. Akármilyen tapasztalt szervező is vagy, nem valószínű, hogy van kapacitásod mindenre figyelni. Egy stáb azonban a technikai személyzet mellett felügyeli az élő chatet, valamint a kérdéseket és a válaszokat is, aminek eredményeként egy online konferencia is ugyanolyan hatékony lehet, mint egy élőben tartott esemény.
Hogyan tud segíteni mindebben az AKCongress?
Egy konferencia sikeressége az előadók mellett a rendezésen múlik. Éppen ezért ne kockáztass és bízd szakértőkre a szervezést! Csapatunk, az AKCongress kifejezetten tudományos konferenciák lebonyolításával foglalkozik. Sokéves tapasztalatunknak köszönhetően a nulladik lépéstől kezdve tudjuk segíteni a munkádat, legyen szó a költségvetés megtervezéséről, az online regisztrációk felügyeletéről, vagy a megfelelő audiovizuális eszközök, és szolgáltatások biztosításáról.
Nyitókép: Shutterstock
