Miközben ezeket a sorokat olvasod, az online kommunikáció megszámlálhatatlanul sok formában valósul meg szerte a világban. Leggyakrabban üzleti környezetben, home office keretei között, illetve számos webkonferencia modern környezetét szolgáltatva így.

Cikkünkben az online konferenciákban rejlő potenciálra igyekszünk rávilágítani. Mindezen felül a webkonferencia szervezésének összetevőit, illetve profi segítséggel történő megvalósítását is ki fogjuk emelni.

A konferenciák alapelvei

Egy sikeres konferencia legfőbb összetevői mondhatni örökzöldek. Attól függetlenül azok, hogy éppen hagyományos vagy online rendezvény lebonyolítása a cél:

• elsőként szükség van egy érdekes és aktuális témára;
• majd financiális keretet kell biztosítani a zavartalan lebonyolításhoz;
• aztán következhet a felkészült, hiteles és ismert előadói gárda felkérése;
• célszerű továbbá lehetőséget biztosítani a megjelenésre a kiállítóknak és a kapcsolatépítés reményében érkezőknek;
• hogy végül a fentieket ügyesen menedzselve összeálljon a részletes programterv.

Konferenciaszervezésnél a legfontosabb feladat időben hozzálátni a koordináláshoz, majd fegyelmezett ütemtervet követve reagálni a felmerülő nehézségekre és megoldásra váró kihívásokra.

A hosszú évtizedek alatt megszokottá vált élő konferenciák, valamint a pandémia hatására előtérbe kerülő online események mondhatni ugyanazon pillérekre épülnek. Kivétel persze ez alól a „helyszín” és a vendéglátás kérdésköre.

Egy offline szakmai rendezvénynél a helyszín kiválasztása, annak költségei, majd pedig a konferenciára személyesen érkező látogatók zavartalan kiszolgálása az egyik legfontosabb feladat. Interneten menedzselt szakmai rendezvényeknél digitalizált színtéren történik maga a lebonyolítás, sok szempontból nehezítve a szervezők és a résztvevők dolgát, hiszen a személyes kommunikáció minimális ebben a térben Egy virtuális rendezvény hibátlan lebonyolításához szükséges stúdió bárhol felépíthető, csak stabil és szélessávú internetkapcsolat szükséges hozzá.

Online konferenciaszervezésnél tehát a helyszín bérleti díja, a személyzet, az előadók meghívásának költségeiés a catering kiadásokhelyett a virtuális platform felállításának és az előadások közvetítésének kiszolgálását segítő szolgáló technika anyagi vonzatával szükséges előzetesen kalkulálni.

Ugyanúgy adottak a lehetőségek többek között:

• a választott témakörhöz kapcsolódó prezentációk közvetítésére;
• a közönség számára érdekes és izgalmas kerekasztal beszélgetések lebonyolítására;
• a szakmai viták megrendezésére egy-egy megosztó kérdés kapcsán;
• dedikált chatszobákban és a mindenkinél rendelkezésre álló webkamera segítségével a networking is kivitelezhető,
• miközben a kiállítótér is benépesíthető virtuális standokkal, ahogyan az a hagyományos értelemben vett konferenciáknál megszokott.

Tudatos tervezéssel és professzionális szervezéssel interneten keresztül is biztosítható tehát a látogatók magas szintű kiszolgálása. Hogyha a nagy zenei díjátadók, vagy például az Oscar-gála eredményesen lebonyolítható online, miért ne sikerülhetne ez egy online konferencia esetében?

Mi fán terem a webkonferencia?

Az internet által biztosított szabad mozgástérnek köszönhetően egy webkonferencia rugalmasan alakítható a megrendelői igényekre testre szabható. A hagyományos értelemben vett üzleti és tudományos rendezvények mellett interneten keresztül is lebonyolíthatók motivációs előadások, workshopok, vagy könnyedebb vonalon mozogva online borkóstolók és stand up estek is.

Webkonferencia és élő rendezvény egyszerre?

A világjárványra csak rugalmas megoldásokkal lehet megfelelően reagálni. Egyre többször kerülnek előtérbe az úgynevezett hibrid konferenciák, amikor a látogatók egy része a helyszínen van jelen, miközben a közönség másik hányada az online térben keresztül követi az eseményt. Az ilyesfajta események azonban sokkal alaposabb felkészülést, tervezést igényelnek, hiszen párhuzamosan két konferenciát kell megszervezni. A hibrid konferenciák pénzügyi tervezése is nagyobb körültekintést igényel, hiszen előzmények vagy piaci ismeret hiányában szinte lehetetlen megjósolni, hányan jönnek el az élő konferenciára és hányan fogják az interneten követni a rendezvényt.

Amiért az online konferenciák egyre népszerűbb választást jelentenek

Mindenekelőtt a pandémia következtében életbe lépett egészségügyi korlátozások miatt a webkonferencia – ha átmenetileg is – egyedüli alternatívája a szakmai rendezvényeknek. Persze nem nehéz belátni a mellette szóló érveket, minthogy

• időt spórol a résztvevőknek, kiiktatva az utazás körülményeit;
• akár helytől és időtől /amennyiben készül róla felvétel/ függetlenül is elérhető;
• résztvevőként könnyebben összeegyeztethető a napi munkával;
• az utazási és helyszínbérleti ráfordításokat megtakarítva anyagi szempontból is előnyös;
• miközben egyre inkább divatos és bevett gyakorlatnak számít az online konferenciákon történő részvétel.

Az online konferenciaszervezés szakaszai és feladatai

Még a tervezés szakaszában célszerű döntést hozni a koncepcióról és a témáról. Amint sikerült körül határolni a programtervet, következhet a vendég előadók felkutatása és meghívása. Az előadásokon túl célszerű extra tartalmakkal és kapcsolatépítési lehetőségekkel színesíteni az esemény ütemtervét.

Közben streaming felületet, az online bonyolításhoz szükséges keretrendszert kell találni, döntést hozva az alkalmazni kívánt video- és audiotechnikáról is. Az audiovizuális elemek minősége kulcsfontosságú a konferencia sikeréhez, ezért célszerű proaktív módon készülni a lehetséges technikai problémák megelőzésére és kiiktatására.

Az eseményt megelőzően érdemes tesztelni a regisztráció folyamatát, a technikai háttérrel a prezentációkkal és az előadókkal együtt. Az alapos modellezés és tesztelés segítségével maradhat még idő a nem várt problémák áthidalására. Az előadóknak érdemes előre minden segítséget megadni ahhoz, hogy az éles előadás alatt már magabiztosan tudják használni a rendszert, vagy a lehető legjobb minőségben tudják elkészíteni prezentációjukat.

A webkonferencia napján folyamatos jelenléttel biztosítható a zavartalan lebonyolítás. Majd a következő napokban célszerű kérdőív formájában felmérni a résztvevők elégedettségét és összegezni a szervezés tapasztalatait.

Mire lehet szükség egy webkonferencia sikeres lebonyolításához?

A korszerű és megbízható audiovizuális eszközök technikailag, a meghívott előadók és a gondosan megtervezett programok pedig tartalmilag járulhatnak hozzá az online konferencia kifogástalan színvonalához.

Kiegészítve azzal a komplex folyamattal, amíg a kezdeti tervekből létrejön a megálmodott online rendezvény. Ehhez rengeteg szervezés, munkaóra és emberi erőforrás szükséges. Úgyhogy

• kisebb létszámnál, illetve komolyabb csapaton belüli tapasztalat és kapacitás birtokában akár működhet is az önálló szervezés;
• viszont 50 főt meghaladó létszámnál és összetettebb programtervnél jobban megéri szakavatott csapatra bízni a koordinálást.

Ezért előnyösebb hozzáértő bízni az online konferencia lebonyolítását

Az alábbiakban a professzionális segítséggel kivitelezett online konferenciaszervezés hozzáadott értékét részletezzük. Ahogy fentebb is írtuk, az esetek döntő többségében ez jelenti a racionális választást.

Amiért egy profi online konferencia egészen más szintet képvisel

A professzionális keretek között menedzselt internetes konferenciák szervezése bevált és alaposan kitapasztalt folyamat mentén történik. Gyakorlatilag az esemény megálmodójaként is konferencia vendégként érezheted magad menet közben.

Bizonytalanság és állandó stressz helyett puzzleként kerülnek a helyükre a rendezvény részletei. Flottul működik az alkalmazott audiovizuális technológia kiválasztása, a programterv tartalommal történő feltöltése, a regisztráció, majd pedig a konkrét lebonyolítás.

Praktikus tippek és tanácsok egy jól kivitelezett webkonferenciához

• A kellően érdekfeszítő, izgalmas téma és tartalom jelenti a stabil kiindulási alapot. Egy-egy olyan kérdéskör, jelenség vagy megosztó állítás köré érdemes felépíteni a webkonferencia struktúráját, amivel mozgósítani lehet a szakma színe-javát.
• Nem javasolt viszont a „jó bornak nem kell cégér” elvet követve azt gondolni, hogy az erős tartalom és a neves előadói gárda magától feltölti a rendezvényt látogatókkal. Egy kiváló rendezvényhez jól szervezett marketing és sales tevékenység dukál, szem előtt tartva a meghatározott pénzügyi tervet.
• Lényeges elem az interaktivitás és a változatos, színvonalas program. Sokan csalódtak már egy-egy túlárazott, illetve szakmailag nívótlan konferencia résztvevőjeként. Biztosítani kell őket, hogy ezúttal többet, jobbat, értékesebbet kapnak.
• Egy valóban jól szervezett webkonferencia élőben sem okoz csalódást, ideális esetben pedig túl is szárnyalja az előzetes várakozásokat. A szervezésnek, illetve a lebonyolításnak viszont vannak olyan csúcsidőszakai, amiket kizárólag egy hozzáértő csapattal együttműködve lehet megugrani.

Mi mindenben adhat pluszt egy felkészült csapat közreműködése?

Egy, a konferenciaszervezésben jártas szolgáltató segítsége már a tervezés szakaszában is extrákkal jár. Közreműködésükkel magasabb szintű előadások születhetnek, a kapcsolatrendszerükön keresztül pedig akár egy-egy nevesebb előadót is sikerülhet meggyőzni.

A webkonferenciák szervezésének szolgáltatására szakosodott cég kifogástalan minőségű reklámanyagokkal és marketingtervvel segítheti a rendezvény népszerűsítését, miközben az előkészületek terén is felbecsülhetetlen értékkel bírhat.

Merthogy konferenciaszervező csapattal együtt dolgozva a konferencia webhelyének a kiválasztásánál biztosan nem veszel zsákbamacskát, miközben az online regisztráció kezelése és az esemény koordinálása is szakavatott kezekbe kerülhet.

A kifogástalan minőség szellemében a prezentációk több kameraállásból is rögzíthetőek, méghozzá korszerű stúdióban, tökéletes hangzású stúdiómikrofonok segítségével. Sőt, az eseményt követően a közvetítés képi és hanganyaga kameránként külön rögzítve is rendelkezésre állhat az utólagos vágáshoz.

Egy felkészült cég tehát az online konferencia előkészítésében, a zavartalan lebonyolításában, illetve az elsőrendű megvalósításában egyaránt pótolhatatlan segítséget jelent.

Összegzés

Az online konferenciaszervezés sikerének plusz összetevője, amikor a szakmai szolgáltató még szenvedélyesen szereti is a rendezvény előkészületeinek minden mozzanatát. Pontosan ezt a fajta elhivatottságot kapod az AKCongress csapatával együttműködve is.

Segítőkészen lesznek jelen a kezdeti terveknél, elviszik a problémamegoldó készséget igénylő szervezési munka java részét, miközben a kulcsfontosságú esemény napján is ott lesznek, biztosítva a zavartalan lebonyolítást. Elvégre ők is abban érdekeltek, hogy a közösen szervezett online konferencia osztatlan sikert arasson.

Nyitókép: Shutterstock