Több mint egy éve drasztikusan megváltozott a mindennapi életvitelünk, hiszen az offline tér ezernyi területéről költöztünk át a virtuális valóságba. Megszokottá vált, hogy barátainkkal videochaten beszélgetünk, csoportos rendezvények helyett online konferenciákon veszünk részt, a tanárok pedig internetes oktatás keretei között adják át a tudást.
Szinte már mindenkinek van okostelefonja és internet-hozzáférése, ezért még jobban felgyorsult a napi kommunikáció.
Miért is terelődtünk át ennyire gyorsan és könnyedén a virtuális térbe?
- Időtől és tértől függetlenül kommunikálhatunk.
- Ingyenes platformokon keresztül beszélgethetünk.
- Érintkezésmentesen történik a kommunikáció.
- Rengeteg időt spórolunk az utazások mellőzésével.
- Akár folyamatosan otthonunk kényelméből dolgozhatunk.
Cikkünkben az online rendezvényszervezéssel kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat ismertetjük, illetve a hazánkban is népszerű rendezvényszervező platformokat egyaránt bemutatjuk.
Rendezvények régen és ma
Néhány évtizeddel ezelőtt a céges konferenciák és meetingek lebonyolítása szinte mindig ugyanarra a sablonra épült. Egyeztessük az időpontokat, készítsük elő a konferenciatermet, rendeljünk hidegtálat a helyi étteremből és várjuk maximális felkészültséggel az érkezőket.
Azonban ma már egyre többen választják az internetes rendezvényeket, hiszen utazás nélkül és érintkezésmentesen, az otthon kényelméből vehetnek részt értékes eseményeken.
Milyen eseményeket tarthatunk meg biztosan online is?
- Oktatás. Az online oktatás lehetővé teszi, hogy az iskolai tanórákat és egyetemi előadásokat, illetve vizsgáztatásokat egyaránt megtarthassák a tanárok.
- Konferencia. Akár évértékelőről, céges meetingről,díjátadóról vagy nemzetközi konferenciáról beszélünk, szerencsére minden ilyen jellegű esemény lebonyolítható az online térben is.
- Coaching. Szeretnél lelkileg feltöltődni és új célokat kitűzni? Az online coachok személyre szabott fejlesztő beszélgetésekkel segítenek mindezt elérni.
- Koncert. Habár a zeneipar is viharos időszakon megy keresztül, de a virtuális koncertezés a művészek számára is egy lehetőség a közönséggel való kapcsolattartásra és a bevételszerzésre.
- Főzőtanfolyam. Ki gondolta volna, hogy egyszer laptopon vagy telefonon követjük a saját konyhánkban a séf utasításait? 2021-ben már online főzőiskolába is beiratkozhatsz.
- Személyi edzés, sportnap. Az online jóga- és aerobik órákra a jövőben is rengetegen fognak jelentkezni, hiszen sokaknak nincs idejük munka mellett edzőterembe járni, és már amúgy is hozzászoktak az internetes tanfolyamokhoz.
- Oscar-díjátadó. Ha már a legrangosabb filmművészeti díj átadása is lebonyolítható online, akkor szinte tényleg minden lehetséges. Ez is jelzi, hogy az internetes rendezvényszervezés az elkövetkező évtizedekben a szórakoztatóipari média minden területén be fog robbanni.
Miben tér el egy valós és egy online rendezvény megvalósítása?
Amíg a valós események erős logisztikai szervezést igényelnek, addig az online rendezvényeknél leginkább a technikai feltételekre kell odafigyelni. Egy offline eseményre általában asztalokat, székeket, mikrofonokat, hangszórókat, erősítőt, ételeket és italokat, konferenciakiadványokat, tollakat stb. szükséges biztosítanod.
Online meetupok esetében viszont elsősorban a magas felbontású webkameráról és a kristálytiszta hangot adó mikrofonról célszerű gondoskodnod. Rossz hír, hogy az internetes események legalább olyan költségigényesek, mint az élő események. Egy jól használható, komplexebb események lebonyolítására is alkalmas platform és a megfelelő színvonalú technikai háttér sok forrást felemészt. Célzott online marketinggelazonban sokkal több embert elérhetsz a célközönségedből, így fajlagosan még olcsóbbá teheted a regisztrációt, ami már önmagában több résztvevőt képes vonzani
Az online rendezvények előnyei
- Pandémia idején biztonságosabbak az érintkezésmentes találkozásnak köszönhetően.
- Költséghatékonyabbak lehetnek, hiszen nem kell előadótermekre, ételekre vagy a meghívott előadók utazási- és szállásköltségeire költened.
- Részben egyszerűbb megszervezni őket, így több időd jut a tartalom és a marketing csiszolására.
Az online rendezvények megszervezésének menete
Szervezz lépésről-lépésre virtuális eseményt!
1. Találd ki a koncepciót!
Átgondoltan kialakított koncepció nélkül nincs siker az online térben, hiszena személyes találkozókkal ellentétben az interneten csak egyetlen kattintásba kerül a távozás. Minél érdekesebb a tartalmad, annál hosszabb ideig maradnak az eseményen az érdeklődők. Használj animációkat, figyelj oda a tiszta hangzásra, és vágd meg szakszerűen a videóidat!
Törekedj arra, hogy a koncepciód felvegye a versenyt a TV-ben látható népszerű műsorokkal és az online szórakoztatóipari platformok tartalmaival!
2. Írd meg a forgatókönyvet!
Foglald össze időrendi sorrendben, hogy mi fog történni a rendezvényen. Ügyelj a legapróbb részletekre is a történések sorrendjének felállításánál, hogy minél nagyobb érzelmi hatást kelts a nézőidben!
3. Válaszd ki az ideális platformot!
Válassz olyan stream platformot, amely maradéktalanul megfelel a koncepcióban megfogalmazott technikai igényeidnek!
4. Kösd regisztrációhoz a részvételt!
Ha ingyenes online eseményt szervezel, akkor is tanácsos regisztrációhoz kötnöd a részvételt. Így minden érdeklődőt könnyedén és egyszerre tájékoztathatsz a technikai feltételekről. Továbbá a virtuális eseményt követően visszajelzést kérhetsz a résztvevőktől.
5. Tarts főpróbát!
Már van kiforrott koncepciód, elkészült a forgatókönyved, és kiválasztottad a platformot. Itt az ideje főpróbát tartani! Koncentrálj úgy, mintha már élesben menne, és játszd el A-Z-ig az esemény történéseit! Ha hívtál előadókat, velük is vedd végig az eseményeket, ők is gyakorolják be a használt felületet!
6. Ellenőrizz mindent az esemény napján!
Hívd fel telefonon a résztvevőket, hogy minden feltétel adott-e a kezdéshez, illetve szükségük van-e bármilyen segítségre a rendezvény előtt. Küldj még egy emlékeztető e-mailt is, hogy még mindenki időben felkészülhessen a streamre.
7. Kérj visszajelzést a résztvevőktől!
Néhány jól feltett kérdéssel már a legelső rendezvényed után is rengeteget tanulhatsz. Kikérheted a közönséged véleményét a tartalmad minőségéről, kérhetsz szakmai visszajelzéseket a kollégáktól, emellett a kép- és hangminőség szintjéről is meggyőződhetsz. Az értékelés kérése jelzi a résztvevők számára, hogy valóban fontosnak tartod a véleményüket.
Milyen eszközök és feltételek szükségesek egy sikeres online rendezvényhez?
- ● Stabil internetkapcsolat
- Magas felbontású webkamera
- Stúdiómikrofon
- Megfelelő szoftveres háttér a streameléshez
- A lebonyolításhoz szükséges online platform
Tippek, tanácsok, ha magad vágnál bele a szervezésbe
Mikor vágjunk bele, és hogyan?
Ha úgy érzed, itt az ideje, hogy a vállalkozásod az interneten népszerűsítsd, mindenképpen vedd számításba az online rendezvények létrehozását. Először is nézd meg a konkurencia által szervezett eseményeket és tartalmakat, majd próbálj önálló koncepciót kialakítani a saját erősségeidre alapozva!
Mikor bízzuk hozzáértő csapatra, és miért?
Ha nincs időd vagy szakértelmed a technikai eszközök kiválasztására és használatára, akkor érdemes profi csapatot megbízni a szervezési feladatokkal. Egy tapasztalt rendezvényszervező cég garantáltan a célközönséged igényeinek megfelelő technikai hátteret biztosít.
Népszerű platformok az online rendezvényekhez
A Facebookkal bárki egyszerűen és ingyenesen indíthat élő közvetítést. Kezdő rendezvényszervezők számára az egyik legjobb választás.
Előnyei
- Ingyenesen használható
- Nincs időkorlátja az élő közvetítésnek
- Chatfunkciót biztosít
- Törölheted a nemkívánatos hozzászólásokat
- Szinte bárki elérhető a Facebookon
Hátrányai
- Sok kéretlen hozzászólás érkezhet
- Nem kötheted regisztrációhoz a részvételt
- A Facebookon rendkívül rövid ideig képesek egyetlen dologra figyelni az emberek
Google Meet
Ez a Google által fejlesztett videokonferencia platform 2017 óta működik, és a 2020-as pandémia óta több mint harmincszorosára nőtt a felhasználói bázisa.
Előnyei
- Minden Google felhasználó számára elérhető
- 60 percig használható ingyenesen
- 100 résztvevő a max. létszám az ingyenes verziónál
- Felhasználóbarát a felülete
- 720p felbontás támogatása
Hátrányai
- Kevesebb funkciót tartalmaz, mint a Zoom és egyéb közkedvelt alkalmazások
- Extra funkciókat csak harmadik féltől származó Google Chrome bővítményekkel használhatsz
- Régi számítógépeken akadozhat a működése
Zoom
A Zoom neve a koronavírus járvány megjelenése óta került leginkább a köztudatba. Egyszerűen használható alkalmazás, amellyel videokonferenciákat és webináriumokat szervezhetsz.
Előnyei
- 40 percig használható ingyenesen
- Mindenki számára könnyen kezelhető a felülete
- Google Naptárral szinkronizálható
- Facebookon is streamelheted az adást
- Akár 10.000 érdeklődő is nézhet egyszerre
Hátrányai
- Kötelező letölteni az appot
- Nem törölheted a hozzászólásokat
- Idegenek zavarhatják meg a konferenciát
Slack
A Slack-et sokan a régi IRC-stílusú chat programokhoz hasonlítják. Azonnali üzenetküldésre alkalmas a beszélgetőpartnerek és csoportok között.
Előnyei
- Számos külső alkalmazással szinkronizálható (Google Naptár, Outlook, Zoom, Trello)
- Kis- és középvállalkozások projektmenedzsmentjét is fejleszti
- Chat felületet, audió- és videókommunikációt egyaránt biztosít
- Igényeinknek megfelelően alakítható az alkalmazás színvilága
- Beépített fordítóval segít kommunikálni
Hátrányai
- Csak 5 GB ingyenes tárhelyet biztosít
- Nagyobb projektekhez nem elég kifinomult
- Gyorsan lemerítheti az akkumulátort, ha sok csatornát kezelsz egyszerre
Microsoft Teams
2017 óta segíti a kis-, közép- és nagyvállalkozások projektmenedzsmentjét. Indulása óta rengeteg funkciót kapott, és egyre több feladatot automatizálhatsz a használatával.
Előnyei
- Botokra bízhatod az automatikus üzenet- és értesítés küldést
- Sok külső alkalmazással összekapcsolható (Google Drive, Adobe Creative Cloud, Trello)
- Modern chat felületet nyújt emojikkal, matricákkal, gifekkel
- Könnyen visszakereshetők a régi fájlok
- A Microsoft 365 része
Hátrányai
- Csak 50 privát csatornát enged létrehozni
- Folyamatos internetkapcsolatot igényel
ConfWare
A ConfWare felhasználókezelő rendszer segítségével nemcsak eseményeket készíthetsz, de a pénzügyi teendőkről is könnyedén gondoskodhatsz.
Előnyei
- Online és hibrid rendezvényeket is szervezhetsz
- Ingyenes demo rendszert igényelhetsz
- Beépített programokkal segít a számlakezelésben és az e-számlák kiállításában
- Minden előadáskezeléssel és bírálattal kapcsolatos funkciót tartalmaz
- Átutalásos és online kártyás fizetéseket is kezel
- Hamarosan új, az online rendezvényeket támogató funkciókkal bővül
Hátrányai
- Még nem készült hozzá mobil applikáció
rentIT
A rentIT rendezvényinformatikai megoldásokkal teszi egyszerűbbé a virtuális és hibrid rendezvények szervezését, illetve lebonyolítását.
Előnyei
- Rugalmasan testreszabhatod az online programokat
- Hibrid és virtuális rendezvényeket is szervezhetsz
- Eszközöket bérelhetsz az élő közvetítés lebonyolításához (vászon, állvány, iPad, stb.)
- Interaktív online konferencia alkalmazással növelheted a felhasználói élményt
- Kis- és nagyvállalkozások konferenciáit és webináriumait egyaránt lebonyolíthatod
Hátrányai
- Kevésbé elterjedt a nagy nemzetközi platformokhoz hasonlítva
Összegzés
Az online rendezvényszervezéshez milliónyi alkalmazás és szoftver közül választhatsz. A legfontosabb, hogy olyan platformot válassz, amely minden lehetőséget megad számodra a legmagasabb színvonalú esemény megtartásához. A rendezvény előtt mindig készülj fel alaposan a technikai részleteket illetően, hogy minden simán és gördülékenyen menjen. Ha pedig nem érzed magad elég elhivatottnak a szervezéshez, bízd magad az AKCongress szakembereire!
Nyitókép: Shutterstock